Selbstständigkeit · 7 Min. Lesezeit
Stundensatz und Steuern für Freelancer berechnen
Der teuerste Fehler in der Selbstständigkeit ist, den eigenen Satz am Angestelltengehalt zu orientieren. Das Bruttogehalt enthält weder den Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung noch bezahlten Urlaub, Krankheitstage, Ausstattung, Versicherungen, Weiterbildung oder Altersvorsorge. Freiberufler finanzieren all das aus derselben Zahl — bei weniger abrechenbaren Stunden und ohne garantierte Auftragslage.
Ein belastbarer Satz wird von unten aufgebaut: vom benötigten Netto über die Betriebskosten, hochgerechnet um Steuern und Abgaben, geteilt durch die Stunden, die Sie realistisch abrechnen können. Dieser Leitfaden geht die Schichten durch, bei denen es typischerweise klemmt.
Mit dem Ziel-Netto beginnen, nicht mit Marktpreisen
Notieren Sie den Jahresbetrag, der nach Steuern, Abgaben und Betriebskosten auf Ihrem Konto ankommen soll. Rechnen Sie ein, was Angestelltenverhältnisse verdecken: Altersvorsorge, die Sie nun selbst tragen, eine Berufsunfähigkeits- oder Krankentagegeldversicherung und eine Rücklage für auftragsfreie Zeiten. Drei bis sechs Monatsausgaben sind üblich — und müssen verdient werden, bevor sie zurückgelegt werden können.
Marktpreise sind später nützlich, als Plausibilitätsprüfung. Als Ausgangspunkt reproduzieren sie nur die Schätzungen anderer. Der berechnete Boden sagt Ihnen, welche Projekte Sie ablehnen sollten; der Markt sagt, wie weit darüber Sie liegen können.
Die tatsächlichen Betriebskosten addieren
Einzeln sind Betriebskosten klein, zusammen entscheidend: Software-Abos, über drei bis vier Jahre abgeschriebene Hardware, Arbeitsraum oder anteiliges Arbeitszimmer, Buchhaltung und Steuerberatung, Berufshaftpflicht, Weiterbildung und Konferenzen, Reisen, Bankgebühren — und die unbezahlte Zeit für Angebote, Rechnungsstellung und Mahnwesen.
Zur Abschreibung: Ein Notebook für 2.400 EUR mit vier Jahren Nutzungsdauer kostet 600 EUR pro Jahr, nicht 2.400 EUR im Anschaffungsmonat. Wer Anschaffungen als Jahreskosten führt, hält den Satz über die Jahre stabil, statt ihn bei jedem Geräteersatz springen zu lassen. Die lineare AfA über die amtliche Nutzungsdauer ist dafür der Normalfall.
- Software, Hardware-Abschreibung, Arbeitsraum
- Buchhaltung, Versicherungen, Bank- und Zahlungsgebühren
- Weiterbildung, Konferenzen, Mitgliedschaften
- Nicht fakturierbare Zeit: Angebote, Rechnungen, Mahnungen
Steuern und Sozialabgaben aufschlagen
Der benötigte Umsatz ist nicht Ziel-Netto plus Kosten, sondern diese Summe geteilt durch eins minus Ihrem effektiven Steuer- und Abgabensatz. Effektiv, nicht Grenzsteuersatz: Progressive Systeme besteuern die unteren Stufen niedriger, der Spitzensatz überzeichnet die Belastung.
Die Bestandteile unterscheiden sich je Land, die Struktur nicht: progressive Einkommensteuer plus Beiträge zu Kranken-, Renten- und Pflegeversicherung, die Selbstständige vollständig statt hälftig tragen. In Deutschland kommen je nach Fall freiwillige oder pflichtige gesetzliche Krankenversicherung, die Künstlersozialkasse für kreative Berufe und der Solidaritätszuschlag hinzu. In Spanien staffelt sich der Autónomo-Beitrag nach erklärtem Einkommen, in Italien greift für viele Freiberufler die Gestione Separata.
Zwei praktische Hinweise: Die Umsatzsteuer wird für den Staat vereinnahmt und ist kein Umsatz, gehört also nie in die Satzkalkulation. Und Einkommensteuer-Vorauszahlungen werden quartalsweise fällig, oft auf Einnahmen, die noch nicht eingegangen sind. Legen Sie den Steueranteil bei jedem Zahlungseingang zurück, nicht zum Jahresende.
Durch abrechenbare Stunden teilen, nicht durch Arbeitsstunden
An diesem Schritt scheitern die meisten Kalkulationen. Ausgangspunkt sind rund 2.080 nominelle Jahresstunden bei 40 Wochenstunden. Davon gehen Urlaub, Feiertage und erwartete Krankheitstage ab — und danach der erhebliche Anteil für Akquise, Verwaltung, Buchhaltung, Lernen und unbezahlte Angebote.
Vollzeit-Selbstständige mit stabiler Pipeline rechnen typischerweise 55 % bis 70 % der Nominalkapazität ab, also etwa 1.100 bis 1.400 Stunden im Jahr. Im ersten Jahr sollten Sie mit dem unteren Wert planen. Ob Sie durch 1.200 oder durch 2.080 teilen, verändert den Stundensatz um fast drei Viertel — genau deshalb liegen aus Gehältern abgeleitete Sätze regelmäßig zu niedrig.
Rechnen Sie den Stundenboden anschließend in einen Tagessatz um, wenn Ihre Kunden in Tagen denken. Tagessätze vermeiden Diskussionen über einzelne Stunden und erleichtern die Planung mehrwöchiger Einsätze.
Vom Boden zum Preis
Die berechnete Zahl ist ein Minimum, kein Angebot. Nach oben wirken seltene Expertise, kurzfristige Verfügbarkeit, Festpreisrisiko, Haftung, Arbeit außerhalb der Kernzeiten und der messbare Wert für den Kunden. Ein Projekt, das sechsstellige Umsätze ermöglicht, wird nicht aus Ihrer Kostenbasis heraus bepreist.
Prüfen Sie jährlich nach. Inflation, veränderte Beitragssätze und eine andere Auslastung verschieben den Boden; ein seit drei Jahren unveränderter Satz ist faktisch eine Kürzung. Erhöhen Sie zuerst für Neukunden, damit Bestandskunden bei Verlängerung nachziehen statt mitten im Projekt.
Häufig gestellte Fragen
Wie viele Stunden lassen sich in Vollzeit realistisch abrechnen?
Nachhaltig sind 1.100 bis 1.400 abrechenbare Stunden im Jahr, also 55 % bis 70 % der Nominalkapazität. Im ersten Jahr sollten Sie mit dem unteren Wert kalkulieren.
Gehört die Umsatzsteuer in den Stundensatz?
Nein. Sie wird für das Finanzamt vereinnahmt und weitergereicht und ist für vorsteuerabzugsberechtigte Unternehmen weder Einnahme noch Kosten. Kalkulieren und nennen Sie netto, die Steuerbehandlung separat.
Wie viel sollte ich für Steuern zurücklegen?
Verbreitet sind 30 % bis 45 % jedes Zahlungseingangs auf einem separaten Konto, abhängig von effektivem Steuersatz und Beitragspflichten. Vorauszahlungen sind meist quartalsweise fällig.
Tagessatz oder Stundensatz?
Für Einsätze über einen Tag hinaus meist der Tagessatz. Er entspricht der Planung der Kunden, vermeidet Streit über einzelne Stunden und verkauft Verfügbarkeit statt Zeiterfassung.