Facture électronique 2026 : créer une facture Factur-X gratuitement

Le calendrier : qui doit faire quoi, et quand

La réforme distingue la réception et l'émission. La réception concerne tout le monde dès le départ ; l'émission dépend de la taille de l'entreprise.

• 1er septembre 2026 : réception obligatoire pour toutes les entreprises assujetties à la TVA établies en France ; émission obligatoire pour les grandes entreprises et les ETI.
• 1er septembre 2027 : émission obligatoire pour les PME, TPE et micro-entreprises. Une entrée volontaire avant cette date est possible.
• Phase de démarrage : l'administration indique qu'elle n'appliquera pas de sanctions aux entreprises en difficulté mais engagées dans une démarche sérieuse de mise en conformité – ce n'est ni un report ni une suspension de l'obligation.

Une facture électronique n'est pas un PDF

Pour l'administration, un PDF simple envoyé par e-mail n'est pas une facture électronique. Une facture électronique contient des données structurées que les logiciels lisent sans ressaisie. Trois formats sont retenus : UBL et CII, deux formats XML, et les formats mixtes qui associent un fichier de données à une image lisible – c'est le cas de Factur-X.

Un Factur-X est un PDF/A-3 qui embarque un fichier XML au format CII. Le PDF se lit comme une facture ordinaire ; le XML porte les mêmes données pour les logiciels. Factur-X est techniquement identique au ZUGFeRD 2 allemand. Il existe en plusieurs profils, du plus léger (MINIMUM) au plus complet (EXTENDED) ; le profil EN 16931 contient toutes les données de la norme européenne, lignes de facture comprises.

Plateforme agréée et annuaire

L'émission, la transmission et la réception des factures électroniques passent par une plateforme agréée (article 289 bis du CGI), anciennement appelée PDP. Chaque entreprise choisit librement une ou plusieurs plateformes et signe un accord avec elles ; la plateforme de réception est inscrite dans l'annuaire des destinataires géré par l'administration. Les factures sont ensuite adressées grâce au SIREN, au SIRET ou à l'établissement du client.

C'est pourquoi un outil qui crée un fichier ne suffit pas à lui seul, une fois l'obligation d'émission en vigueur pour votre entreprise : la facture doit encore être déposée et transmise par une plateforme agréée. Toolula n'en est pas une. Il crée et contrôle le fichier Factur-X sur votre appareil ; il ne le transmet pas, ne consulte pas l'annuaire et ne fait pas d'e-reporting.

Les quatre nouvelles mentions

Les mentions obligatoires habituelles du Code de commerce et du Code général des impôts restent les mêmes. Quatre mentions s'y ajoutent à compter du 1er septembre 2026 :

• le SIREN du client ;
• la catégorie de l'opération : livraison de biens, prestation de services, ou les deux ;
• l'option pour le paiement de la TVA d'après les débits, le cas échéant ;
• l'adresse de livraison des biens, si elle diffère de l'adresse de facturation.

Créer la facture Factur-X avec Toolula, pas à pas

Ouvrez « Créer une facture Factur-X ». Renseignez d'abord le vendeur : raison sociale, adresse, numéro de TVA intracommunautaire, SIREN ou SIRET, e-mail et IBAN. Le profil vendeur peut être mémorisé dans ce navigateur pour les factures suivantes.

Saisissez ensuite le client avec son SIREN, puis les lignes : désignation, quantité, unité, prix unitaire et taux de TVA. Les totaux et le récapitulatif de TVA sont calculés automatiquement. Le SIREN (9 chiffres) et le SIRET (14 chiffres) sont imprimés sur la facture et écrits dans le XML avec leur schéma d'identification.

Toolula n'a pas encore de champ dédié pour la catégorie de l'opération, l'option pour la TVA sur les débits et l'adresse de livraison. Indiquez-les dans la remarque : elles figurent alors sur la facture et dans le XML, sous forme de note. Votre plateforme agréée peut les attendre dans des champs structurés ; vérifiez-le avec elle.

Pendant la saisie, Toolula contrôle les champs obligatoires, les totaux et les catégories de TVA selon les règles de la EN 16931. Un clic sur une erreur mène au champ concerné. Quand le contrôle est vert, téléchargez le PDF Factur-X.

Et ensuite ?

Si votre entreprise est déjà tenue d'émettre (grande entreprise ou ETI), la facture doit passer par votre plateforme agréée : importez-y le fichier Factur-X si elle accepte ce mode de dépôt, ou créez la facture directement dans son outil.

Si votre obligation d'émission commence le 1er septembre 2027, vous pouvez encore envoyer vos factures par vos canaux habituels. Un Factur-X a alors un double avantage : il reste lisible par tous vos clients, et ses données peuvent déjà être lues automatiquement par leurs logiciels. Profitez de ce délai pour choisir votre plateforme agréée, qui vous sert de toute façon déjà à recevoir.

Franchise en base et micro-entrepreneurs

Si vous relevez de la franchise en base de TVA, cochez l'option petite entreprise. Pour un vendeur établi en France, Toolula ajoute la mention « TVA non applicable, art. 293 B du CGI », met la TVA à 0 % et utilise la catégorie de TVA E dans le XML. Renseignez votre SIREN ou SIRET ; si la norme exige en plus un identifiant fiscal du vendeur, le contrôle vous le signale.

Questions fréquentes