XRechnung kostenlos erstellen
Füllen Sie Rechnungsdaten, Verkäufer, Käufer und Positionen aus – Toolula erzeugt daraus eine XRechnung 3.0 im UBL-Format und prüft sie bei jeder Eingabe gegen die Regeln der EN 16931 und die deutschen BR-DE-Regeln. Der XML-Export steht hier an erster Stelle.
Wann brauchen Sie eine XRechnung?
Stand: November 2026
- Rechnungen an Bundesbehörden müssen seit dem 27. November 2020 elektronisch eingereicht werden, in der Regel als XRechnung über die Portale ZRE oder OZG-RE; die Länder haben eigene Fristen.
- Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen im Inland E-Rechnungen empfangen können. Ab 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz E-Rechnungen ausstellen, ab 2028 alle.
- Im B2B-Verkehr erfüllt die XRechnung die Pflicht ebenso wie ZUGFeRD ab dem Profil EN 16931.
- Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind vom Ausstellen ausgenommen, müssen E-Rechnungen aber empfangen können.
Über dieses Tool
Eine XRechnung ist eine Datei, kein Layout
Die XRechnung ist der deutsche Standard der europäischen Norm EN 16931, gepflegt von der KoSIT. Sie besteht nur aus strukturierten Daten im XML-Format, die Buchhaltungssysteme und Rechnungsportale automatisch einlesen.
UBL-XML nach XRechnung 3.0
Der Export trägt die Spezifikationskennung der XRechnung 3.0 und enthält alle Pflichtfelder, die öffentliche Auftraggeber verlangen – vom Verkäuferkontakt bis zur Zahlungsanweisung.
Leitweg-ID für Behörden
Tragen Sie die Leitweg-ID Ihres öffentlichen Auftraggebers ein: Sie wird als Käuferreferenz (BT-10) und als elektronische Adresse des Käufers (Schema 0204) übernommen.
Regelprüfung bei jeder Eingabe
Fehlt etwa die Telefonnummer des Ansprechpartners (BR-DE-6) oder die IBAN (BR-DE-1), sehen Sie die Regel-ID sofort und springen per Klick zum Feld.
Auch als ZUGFeRD-PDF
Dieselben Daten lassen sich zusätzlich als hybrides ZUGFeRD-PDF exportieren, wenn ein Geschäftskunde eine lesbare Rechnung bevorzugt.
So geht's
- Tragen Sie Rechnungsnummer, Datum und Fälligkeit ein.
- Erfassen Sie Ihre Firmendaten mit Ansprechpartner, Telefon, E-Mail und IBAN – die XRechnung verlangt sie.
- Geben Sie den Käufer ein; bei Behörden zusätzlich die Leitweg-ID.
- Fügen Sie die Positionen mit Menge, Einheit, Preis und Steuersatz hinzu.
- Arbeiten Sie die Regelliste ab, bis „KoSIT-Basis-Strukturprüfung“ erscheint, und klicken Sie auf „XML exportieren“.
Häufig gestellte Fragen
Ist die XRechnung hier wirklich kostenlos?
Ja. Erstellen und Exportieren der XRechnung kosten nichts, es gibt kein Konto und kein Wasserzeichen. Der kostenlose Plan hat Fair-Use-Limits.
Was ist eine Leitweg-ID und woher bekomme ich sie?
Die Leitweg-ID ist die Adresse eines öffentlichen Rechnungsempfängers, etwa 991-12345-67. Sie steht in der Bestellung oder im Vertrag; fehlt sie, fragen Sie die Behörde danach. Für Geschäftskunden genügt eine Bestell- oder Kundennummer als Käuferreferenz.
Wie versende ich die XRechnung an eine Behörde?
Laden Sie die XML-Datei im Rechnungsportal des Auftraggebers hoch (beim Bund ZRE oder OZG-RE) oder senden Sie sie über Peppol bzw. per E-Mail, wenn die Behörde das zulässt. Die Datei selbst erstellen Sie hier.
Kann ich eine XRechnung als PDF verschicken?
Nein. Die XRechnung ist die XML-Datei; ein PDF davon ist nur eine Lesekopie. Wer eine lesbare Datei mit eingebetteten Daten braucht, nutzt ZUGFeRD – den Export finden Sie im Menü „Weitere Formate“.
Prüft das Tool die XRechnung wie der KoSIT-Validator?
Es führt rund 80 Regeln aus EN 16931 und XRechnung 3.0 aus, darunter alle BR-DE-Regeln für Kontakt, Anschriften, Käuferreferenz und Zahlung. Es ist ein Auszug des offiziellen Schematrons; für eine verbindliche Prüfung vor dem Versand an eine Behörde können Sie zusätzlich den KoSIT-Validator nutzen.