ZUGFeRD prüfen: Ist dieses PDF eine E-Rechnung?

Ein ZUGFeRD-PDF sieht aus wie jede andere Rechnung – entscheidend ist die eingebettete XML-Datei. Legen Sie das PDF hier ab: Toolula sucht das XML, nennt Syntax und Spezifikationskennung und prüft die Daten gegen die Regeln der EN 16931 und der XRechnung 3.0. Das PDF bleibt auf Ihrem Gerät.

Wann ist ein PDF eine E-Rechnung?

Stand: November 2026

  • Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format nach EN 16931; ein reines PDF ist seit 2025 eine „sonstige Rechnung“.
  • Hybride Formate wie ZUGFeRD erfüllen die Anforderungen, wenn das eingebettete XML der EN 16931 entspricht – also ab dem Profil EN 16931 (COMFORT), außerdem EXTENDED und XRECHNUNG.
  • Die Profile MINIMUM und BASIC WL enthalten keine vollständigen Rechnungsangaben und gelten nicht als E-Rechnung.
  • Bei Abweichungen zwischen PDF-Ansicht und XML sind die Daten des XML maßgeblich; bewahren Sie die Datei unverändert auf.

Über dieses Tool

Woran Sie eine echte ZUGFeRD-Rechnung erkennen

Seit 2025 kommen viele PDFs mit dem Vermerk „ZUGFeRD“ oder „E-Rechnung“ an. Ob sie die E-Rechnungspflicht erfüllen, entscheidet nicht das Aussehen, sondern das eingebettete XML und sein Profil.

Eingebettetes XML finden

Toolula liest die Dateianhänge des PDFs, etwa factur-x.xml oder zugferd-invoice.xml, und zeigt die Daten als lesbare Rechnung mit Positionen, Steuern und Bankverbindung.

Profil erkennen

Die Spezifikationskennung (BT-24) verrät das Profil. Bei MINIMUM und BASIC WL meldet die Prüfung ausdrücklich, dass diese Profile in Deutschland nicht als E-Rechnung gelten.

Regeln mit ID

Pflichtangaben, Summen, Steuerkategorien und – bei XRechnung – die BR-DE-Regeln werden geprüft; jeder Verstoß erscheint mit Regel-ID und betroffenem Feld.

Ohne Upload

Eingangsrechnungen enthalten Bankdaten, Preise und Kundennummern. Die Prüfung läuft im Browser-Tab, die Datei verlässt Ihr Gerät nicht.

So geht's

  1. Ziehen Sie das ZUGFeRD- oder Factur-X-PDF in das Feld – eine XRechnung als XML-Datei geht genauso.
  2. Findet Toolula kein eingebettetes XML, ist das PDF keine E-Rechnung; bitten Sie den Absender um eine strukturierte Fassung.
  3. Lesen Sie unter „Syntax“ das Format und die Spezifikationskennung, aus der das Profil hervorgeht.
  4. Arbeiten Sie die Liste der Regelverstöße durch: Fehler müssen korrigiert werden, Warnungen sind Hinweise.
  5. Stimmen die Daten, bezahlen Sie per IBAN-Kopie oder SEPA-QR und legen das PDF unverändert ab.

Häufig gestellte Fragen

Woran erkenne ich ohne Software, ob ein PDF eine ZUGFeRD-Rechnung ist?

Am eingebetteten XML. In Adobe Acrobat sehen Sie es unter den Anhängen (Büroklammer); einfacher ist es, das PDF hier abzulegen: Toolula findet das XML, zeigt es als Rechnung an und prüft es.

Gilt ZUGFeRD BASIC WL als E-Rechnung?

Nein. MINIMUM und BASIC WL enthalten keine Rechnungspositionen und erfüllen die Anforderungen der EN 16931 nicht. Sie gelten als sonstige Rechnung; bitten Sie den Absender um das Profil EN 16931 oder um eine XRechnung.

Ersetzt diese Prüfung den KoSIT-Validator?

Nein. Toolula führt rund 80 Geschäftsregeln aus EN 16931 und XRechnung 3.0 aus, aber nicht das vollständige Schematron. Für eine verbindliche Prüfung vor dem Einreichen bei einer Behörde nutzen Sie zusätzlich den offiziellen KoSIT-Validator.

Was mache ich, wenn die Prüfung Fehler meldet?

Schreiben Sie dem Absender die Regel-ID und das betroffene Feld, etwa „BR-CO-15 · BT-112“. Eine fehlerhafte E-Rechnung muss der Rechnungssteller berichtigen; Sie sollten sie nicht selbst ändern.

Wird die Rechnung dafür hochgeladen?

Nein. Das PDF wird in Ihrem Browser-Tab geöffnet und geprüft; es gibt keinen Server, der es empfängt.

E-Rechnung empfangen: öffnen, prüfen, ablegen