E-Rechnung erhalten: XRechnung und ZUGFeRD öffnen, prüfen, bezahlen und archivieren

Schritt 1: Ist es wirklich eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format nach der europäischen Norm EN 16931. In Deutschland ist das meist eine XRechnung, eine reine XML-Datei in UBL- oder CII-Syntax, oder eine ZUGFeRD-/Factur-X-Datei, also ein PDF, in das dieselbe Art XML eingebettet ist.

Ein PDF ohne eingebettetes XML ist keine E-Rechnung, so amtlich es auch aussieht. Ebenso wenig ZUGFeRD in den Profilen MINIMUM und BASIC WL: Sie enthalten keine Positionen und erfüllen die EN 16931 nicht. In der Übergangszeit sind solche Rechnungen als „sonstige Rechnungen“ noch zulässig, als E-Rechnung zählen sie aber nicht.

• XRechnung (.xml, UBL oder CII): E-Rechnung
• ZUGFeRD / Factur-X im Profil EN 16931, EXTENDED oder XRECHNUNG: E-Rechnung
• ZUGFeRD MINIMUM oder BASIC WL: keine E-Rechnung
• PDF ohne eingebettetes XML, Scan oder Foto: keine E-Rechnung

Schritt 2: Ohne Spezialsoftware öffnen

Im Browser oder Texteditor zeigt eine XRechnung nur Code, denn sie enthält Daten, kein Layout. Ziehen Sie die Datei stattdessen in den Validator. Er liest UBL, CII und das in ZUGFeRD- und Factur-X-PDFs eingebettete XML und stellt die Rechnung dar wie auf Papier: Verkäufer und Käufer, Rechnungsnummer und Daten, Positionen, Umsatzsteuer-Aufschlüsselung, Summen und Zahlungsbedingungen.

Unter „Syntax“ sehen Sie das Format und die Spezifikationskennung (BT-24), aus der das Profil hervorgeht. Findet Toolula in einem PDF kein XML, ist es ein gewöhnliches PDF, und es gilt Schritt 1.

Schritt 3: Prüfen, bevor Sie buchen oder bezahlen

Eine E-Rechnung kann technisch einwandfrei und trotzdem falsch sein: Summen, die nicht aufgehen, eine fehlende USt-IdNr., eine fehlende Käuferreferenz bei Behördenrechnungen. Der Validator führt rund 80 Geschäftsregeln aus EN 16931 und XRechnung 3.0 auf dem XML aus und nennt jeden Verstoß mit Regel-ID und betroffenem Feld, etwa BR-CO-15 für eine nicht passende Gesamtsumme oder BR-DE-15 für eine fehlende Käuferreferenz.

Fehler bedeuten, dass die Rechnung eine Regel verletzt und berichtigt werden sollte; Warnungen sind Hinweise. Ändern Sie die E-Rechnung eines Lieferanten nicht selbst, sondern schicken Sie ihm Regel-ID und Feld und bitten Sie um eine berichtigte Rechnung. Die Prüfung ist ein kuratierter Auszug des offiziellen KoSIT-Schematrons, nicht der vollständige Regelsatz; für eine verbindliche Prüfung vor dem Einreichen bei einer Behörde nutzen Sie zusätzlich den KoSIT-Validator.

Schritt 4: Bezahlen und die richtige Datei aufbewahren

Stimmt der Inhalt, zahlen Sie mit „IBAN & Betrag kopieren“ oder „SEPA-Zahlungs-QR anzeigen“, ohne etwas abzutippen. Für die Freigabe oder Ihre Steuerberatung erzeugt „Drucken / Lesbares PDF“ eine lesbare PDF/A-3-Kopie mit angehängtem Original-XML.

Steuerlich ist die strukturierte Datei das Original der Rechnung. Bewahren Sie das XML bzw. das ZUGFeRD-PDF mit eingebettetem XML unverändert und auffindbar auf; für Rechnungen gilt in Deutschland in der Regel eine Frist von acht Jahren. Ein Ausdruck oder umgewandeltes PDF ist eine praktische Kopie, kein Ersatz.

Papier und einfache PDFs, die weiter ankommen

Bis die Übergangsregeln auslaufen, schicken manche Lieferanten weiter Papier- oder PDF-Rechnungen. Auch diese sollen später durchsuchbar und lesbar abgelegt sein. „Scan zu durchsuchbarem PDF“ begradigt Foto oder Scan und legt eine Textebene darüber, „PDF in PDF/A umwandeln“ macht daraus ein Archivformat. Zur E-Rechnung wird die Datei dadurch nicht, aber Ihr Archiv bleibt einheitlich.

Häufig gestellte Fragen