Dokumente mit dem Handy scannen: Durchsuchbares PDF ohne App

Gute Fotos sind die halbe Miete

Die beste Nachbearbeitung rettet kein schlechtes Foto. Legen Sie das Dokument flach auf eine dunkle, einfarbige Unterlage – ein Holztisch, eine dunkle Mappe oder ein Stück Pappe. Der Kontrast zwischen Papier und Untergrund hilft der automatischen Kantenerkennung; auf einem weißen Schreibtisch verschwimmt das Blatt mit der Umgebung.

Fotografieren Sie bei gleichmäßigem Tageslicht oder unter einer hellen Deckenlampe, aber nicht mit dem Blitz, der glänzende Stellen erzeugt. Achten Sie auf Ihren eigenen Schatten und den des Handys. Halten Sie das Handy möglichst parallel zum Blatt und so nah, dass das Papier den Bildausschnitt fast ausfüllt, alle vier Ecken aber sichtbar bleiben.

• Dunkle, einfarbige Unterlage
• Gleichmäßiges Licht, kein Blitz, keine Schatten
• Handy parallel zum Blatt, alle vier Ecken im Bild

Vom Foto zur geraden Seite

Im Werkzeug klicken Sie auf „Kamera“, um direkt mit dem Handy oder der Webcam zu fotografieren, oder auf „Hochladen“, um vorhandene Fotos (JPG, PNG, WebP) oder ein PDF zu wählen. Mit „Seite hinzufügen“ ergänzen Sie weitere Seiten. Toolula sucht auf jedem Foto die Papierkanten und setzt vier Griffe auf die Ecken.

Prüfen Sie diese Griffe. Sitzen sie nicht genau auf den Ecken, ziehen Sie sie an die richtige Stelle, oder nutzen Sie „Neu erkennen“ beziehungsweise „Ganzes Bild verwenden“. Das Werkzeug korrigiert dann die Perspektive: Aus einem schräg fotografierten Blatt wird ein gerades Rechteck, als läge es auf einem Scanner. Mit „Weiter zu Filter & OCR“ geht es zum nächsten Schritt.

Fotografieren Sie mehrseitige Dokumente in der richtigen Reihenfolge; jede Aufnahme wird eine eigene Seite mit eigenen Griffen. Eine unscharfe oder falsche Aufnahme entfernen Sie vor dem Weitergehen und fotografieren sie neu. Vorder- und Rückseite eines Ausweises oder eines zweiseitigen Formulars werden so zu aufeinanderfolgenden Seiten derselben Datei.

Den richtigen Filter wählen

Vier Filter stehen zur Wahl. „Verbesserte Farben“ macht das Papier weiß und die Farben kräftig – gut für Formulare mit farbigen Stempeln. „Originalfarben“ lässt das Foto, wie es ist, etwa für Fotos oder Ausweise, bei denen jede Farbe zählt. „Magischer S/W-Scanner“ erzeugt klaren, kontrastreichen Text in Schwarzweiß und eignet sich für reine Textseiten und Belege. „Graustufen“ liefert weiche Grautöne.

Mit „Schattenentfernung“, „Kontrast“ und „Drehen“ passen Sie das Ergebnis an. Prüfen Sie vor allem Unterschriften und Stempel: Ein zu starker Schwarzweißfilter kann eine hellblaue Unterschrift verschlucken. Im Zweifel wählen Sie für Seiten mit Unterschrift „Verbesserte Farben“.

Was OCR leistet – und was nicht

Ohne Texterkennung ist ein Scan nur ein Bild: Sie können nicht nach einem Wort suchen und keinen Satz herauskopieren. Die OCR liest den Text der Seite und legt ihn als unsichtbare Ebene genau über das Bild. Das PDF sieht aus wie der Scan, lässt sich aber durchsuchen und markieren. Toolula nutzt dafür die Texterkennung Tesseract, die als WebAssembly in Ihrem Browser-Tab läuft.

Wählen Sie unter „OCR-Sprache“ die Sprache des Dokuments. Zur Wahl stehen Englisch, Deutsch, Französisch, Spanisch, Italienisch, Portugiesisch, Niederländisch, Türkisch und Russisch. Das Sprachpaket wird beim ersten Mal geladen und danach im Browser zwischengespeichert; Ihr Dokument verlässt das Gerät dabei nicht. Mit der falschen Sprache werden Umlaute und typische Wörter schlechter erkannt.

OCR ist nicht fehlerfrei. Handschrift, sehr kleine Schrift, unscharfe Fotos und Tabellen mit vielen Linien führen zu Lesefehlern. Für die Suche nach einem Namen oder einer Rechnungsnummer reicht das Ergebnis meist; wenn Sie Zahlen weiterverarbeiten, prüfen Sie sie gegen das Bild.

Export, vorhandene PDFs und Datenschutz

Ein Klick auf „OCR starten & exportieren“ erzeugt die Datei searchable-scan.pdf. Das Ergebnis nennt die Zahl der Seiten, Wörter und Zeichen; ist sie auffällig niedrig, war das Foto vermutlich zu unscharf oder die Sprache falsch. Passen Sie dann die Einstellungen an und führen Sie den Vorgang erneut aus.

Auch ein vorhandenes, nur bildbasiertes PDF lässt sich durchsuchbar machen: Laden Sie es wie ein Foto hoch. Jede Seite wird mit 200 DPI übernommen und auf die volle Seite zugeschnitten, danach folgen Filter und OCR wie bei einem Kamerascan. Enthält ein PDF bereits markierbaren Text, braucht es keine OCR – die Seiten würden sonst zu Bildern mit neuer Textebene und verlören an Qualität.

Kantenerkennung, Entzerrung, Filter und Texterkennung laufen auf Ihrem Gerät. Für Ausweise, Kontoauszüge und Gesundheitsunterlagen ist das ein echter Vorteil gegenüber Scan-Apps, die Bilder auf eigene Server übertragen.

Häufig gestellte Fragen