Was kostet ein Mitarbeiter wirklich? Arbeitgeberkosten 2026 und der Vergleich mit Freelancern

Die Arbeitgeberanteile 2026

Zum Bruttogehalt kommt der Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung. In der Rentenversicherung beträgt der Beitragssatz 18,6 %, je zur Hälfte von Arbeitgeber und Beschäftigten getragen, also 9,3 % für den Arbeitgeber. Die Arbeitslosenversicherung kostet 2,6 %, davon 1,3 % Arbeitgeberanteil. Für beide gilt 2026 eine Beitragsbemessungsgrenze von 8.450 € im Monat beziehungsweise 101.400 € im Jahr.

In der Krankenversicherung liegt der allgemeine Beitragssatz bei 14,6 %, dazu kommt der Zusatzbeitrag der jeweiligen Kasse, 2026 durchschnittlich 2,9 %. Arbeitgeber und Beschäftigte zahlen jeweils die Hälfte, im Durchschnitt also 8,75 %. Die Pflegeversicherung beträgt 3,6 %; der Arbeitgeber trägt außerhalb Sachsens 1,8 %, in Sachsen 1,3 %. Kinderlose zahlen einen Zuschlag von 0,6 Punkten allein. Für Kranken- und Pflegeversicherung gilt 2026 eine Beitragsbemessungsgrenze von 5.812,50 € im Monat beziehungsweise 69.750 € im Jahr.

Hinzu kommen Beiträge, die nur der Arbeitgeber zahlt: die gesetzliche Unfallversicherung an die Berufsgenossenschaft, deren Höhe stark von der Branche abhängt, und Umlagen wie die Umlagen U1 und U2 für Entgeltfortzahlung und Mutterschaft sowie die Insolvenzgeldumlage.

• Rentenversicherung: 9,3 % (bis 101.400 € im Jahr)
• Arbeitslosenversicherung: 1,3 % (bis 101.400 € im Jahr)
• Krankenversicherung: 7,3 % plus halber Zusatzbeitrag (bis 69.750 €)
• Pflegeversicherung: 1,8 %, in Sachsen 1,3 % (bis 69.750 €)
• Zusätzlich: Unfallversicherung und Umlagen

Rechenbeispiel: 60.000 € Bruttogehalt

Für ein Jahresgehalt von 60.000 € ergibt der Arbeitgeberkosten-Rechner von Toolula folgende Arbeitgeberanteile: 5.580 € Rentenversicherung, 780 € Arbeitslosenversicherung, 5.250 € Krankenversicherung mit durchschnittlichem Zusatzbeitrag und 1.080 € Pflegeversicherung. Für Unfallversicherung und Umlagen setzt der Rechner pauschal 1,3 % an, hier 780 €. Zusammen sind das 13.470 €, die Stelle kostet also rund 73.470 € im Jahr – gut 22 % mehr als das Bruttogehalt.

Bei höheren Gehältern sinkt dieser Aufschlag prozentual, weil die Beitragsbemessungsgrenzen greifen. Bei 90.000 € Brutto werden Kranken- und Pflegeversicherung nur noch bis 69.750 € berechnet; die Arbeitgeberkosten liegen dann bei rund 108.070 €, gut 20 % über dem Brutto.

Und das ist noch nicht alles. Arbeitsplatz, Laptop und Software, Weiterbildung, Recruiting, Einarbeitung, Lohnabrechnung und freiwillige Leistungen wie Weihnachtsgeld oder Jobticket kommen hinzu. Je nach Stelle können diese Posten mehrere tausend Euro im Jahr ausmachen.

Produktive Stunden: der unterschätzte Faktor

Eine Vollzeitstelle mit 40 Stunden hat rechnerisch 2.080 Stunden im Jahr. Davon gehen ab: der gesetzliche Mindesturlaub von 24 Werktagen nach § 3 BUrlG, bei einer Fünftagewoche 20 Arbeitstage, in vielen Verträgen mehr. Dazu kommen die gesetzlichen Feiertage, deren Zahl je nach Bundesland unterschiedlich ist, und Krankheitstage, für die der Arbeitgeber bis zu sechs Wochen das Entgelt fortzahlt.

Nimmt man beispielhaft 20 Urlaubstage, 10 Feiertage und 10 Krankheitstage an, bleiben rund 1.760 Stunden, also 44 Wochen. Hinzu kommen Besprechungen, Einarbeitung und interne Aufgaben, die nicht unmittelbar dem eigentlichen Projekt dienen. Ein Freelancer berechnet dagegen nur die Stunden, die er tatsächlich für Sie arbeitet.

Der faire Vergleich mit einem Freelancer

Teilt man die 73.470 € Arbeitgeberkosten aus dem Beispiel durch 1.760 produktive Stunden, kostet die angestellte Kraft das Unternehmen rund 41,74 € pro Stunde. Ein Freelancer mit 75 € pro Stunde wäre bei gleicher Stundenzahl mit 132.000 € im Jahr deutlich teurer. Das ist der typische Befund für eine dauerhaft voll ausgelastete Stelle.

Für kurze Projekte, Spitzenlasten oder Spezialwissen, das Sie nur gelegentlich brauchen, sieht die Rechnung anders aus: Sie zahlen nur für die tatsächlich benötigten Stunden, haben keine Kündigungsfristen und keinen Einarbeitungsaufwand für eine Daueraufgabe. Aus Sicht des Freelancers ist der höhere Satz notwendig, denn er trägt Sozialversicherung, Urlaub, Krankheit und Akquise selbst.

Im Arbeitgeberkosten-Rechner wählen Sie das Land, geben das „Bruttogehalt pro Jahr“ ein und lesen „Arbeitgeberbrutto gesamt“ und die „Beitragsaufteilung“ ab. Unter „Angestellte:r vs. Freelancer“ tragen Sie „Stundensatz Freelancer“, „Stunden pro Woche“, „Wochen pro Jahr“ und „Zusatzkosten pro Jahr (Tools, Agentur)“ ein. Setzen Sie die Wochen so an, wie viele produktive Wochen eine angestellte Kraft hätte; dann zeigt der „Break-even-Stundensatz“, ab welchem Satz der Freelancer teurer ist. Der Rechner rechnet mit dem durchschnittlichen Zusatzbeitrag, ohne Sachsen-Regel und mit einer Pauschale für Unfallversicherung und Umlagen.

Vorsicht Scheinselbstständigkeit

Ob jemand selbstständig oder beschäftigt ist, bestimmt nicht der Vertragstitel. Nach § 7 Abs. 1 SGB IV sind Anhaltspunkte für eine Beschäftigung eine Tätigkeit nach Weisungen und die Eingliederung in die Arbeitsorganisation des Auftraggebers. Arbeitet ein Freelancer dauerhaft zu festen Zeiten in Ihrem Team, mit Ihren Arbeitsmitteln und ohne eigenes unternehmerisches Risiko, spricht vieles für eine Beschäftigung.

Die Folgen tragen vor allem Sie als Auftraggeber: Stellt die Rentenversicherung bei einer Prüfung eine Beschäftigung fest, sind die Sozialversicherungsbeiträge nachzuzahlen. Den Arbeitnehmeranteil dürfen Sie nach § 28g SGB IV nur bei den nächsten drei Lohnzahlungen einbehalten; den Rest tragen Sie in der Regel selbst. Beitragsansprüche verjähren nach § 25 SGB IV in vier Jahren, bei vorsätzlich vorenthaltenen Beiträgen erst nach dreißig Jahren.

Wer Klarheit will, beantragt bei der Deutschen Rentenversicherung Bund ein Statusfeststellungsverfahren nach § 7a SGB IV; die Behörde entscheidet nach einer Gesamtwürdigung aller Umstände. Bei einer Daueraufgabe in Vollzeit ist eine Anstellung oft nicht nur günstiger, sondern auch rechtlich die sicherere Wahl.

Häufig gestellte Fragen