PDF/A für die Archivierung: Wann Sie es brauchen und wie Sie es erzeugen

Was PDF/A anders macht

PDF/A ist eine Normenreihe (ISO 19005) für die Langzeitarchivierung. Sie verbietet alles, was das Erscheinungsbild eines Dokuments von äußeren Umständen abhängig macht: Alle Schriften müssen eingebettet sein, Farben müssen geräteunabhängig über ein Farbprofil definiert sein, JavaScript, externe Inhalte und Verschlüsselung sind nicht erlaubt, und Metadaten werden im standardisierten XMP-Format gespeichert.

Ein PDF/A ist trotzdem ein ganz normales PDF. Es öffnet sich in jedem Reader, sieht aus wie zuvor und lässt sich drucken. Es folgt nur strengeren Regeln, damit es auch in Jahrzehnten noch genauso dargestellt wird.

Die Varianten: 1, 2, 3 und die Buchstaben a, b, u

Die Ziffer bezeichnet den Teil der Norm. PDF/A-1 basiert auf PDF 1.4 und ist sehr restriktiv, etwa ohne Transparenz. PDF/A-2 basiert auf PDF 1.7, erlaubt Transparenz, JPEG-2000-Bilder und das Einbetten anderer PDF/A-Dateien. PDF/A-3 erlaubt zusätzlich beliebige Dateianhänge – darauf beruht ZUGFeRD, das sein Rechnungs-XML in ein PDF/A-3 einbettet. PDF/A-4 basiert auf PDF 2.0.

Der Buchstabe beschreibt das Konformitätsniveau. „b“ (basic) sichert das visuelle Erscheinungsbild. „u“ verlangt zusätzlich, dass sich jeder Text eindeutig in Unicode übersetzen lässt, also zuverlässig durchsuchbar und kopierbar ist. „a“ (accessible) verlangt außerdem eine Tag-Struktur für Barrierefreiheit. PDF/A-2b ist in der Praxis der verbreitetste Kompromiss: modern genug für heutige Dokumente und aus fast jedem PDF erreichbar.

• PDF/A-1: ältester Teil, sehr streng
• PDF/A-2: Transparenz erlaubt, verbreiteter Standard
• PDF/A-3: beliebige Anhänge, Grundlage von ZUGFeRD
• b = Erscheinungsbild, u = Unicode-Text, a = barrierefrei

Wird PDF/A verlangt? Finanzamt, Gerichte, Behörden

Eine allgemeine Pflicht, Unterlagen als PDF/A aufzubewahren, gibt es für Unternehmen nicht. § 147 AO verlangt, dass steuerlich relevante Unterlagen geordnet aufbewahrt werden – Bücher und Jahresabschlüsse zehn Jahre, Buchungsbelege wie Rechnungen acht Jahre, Handels- und Geschäftsbriefe sechs Jahre, jeweils ab dem Ende des Kalenderjahres. Elektronisch aufbewahrte Unterlagen müssen während der gesamten Frist verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar sein. Ein bestimmtes Dateiformat schreibt das Gesetz nicht vor; PDF/A ist aber ein bewährter Weg, die Lesbarkeit eigener Dokumente über Jahre sicherzustellen.

Wichtig ist die Grenze: Eingegangene Rechnungen sind nach dem Umsatzsteuer-Anwendungserlass grundsätzlich im empfangenen Format aufzubewahren, bei E-Rechnungen mindestens der strukturierte Teil unverändert. Eine PDF/A-Kopie kann das Original also ergänzen, aber nicht ersetzen.

Für Gerichte gilt die Elektronischer-Rechtsverkehr-Verordnung: Schriftsätze sind als PDF einzureichen, und welche PDF-Versionen zulässig sind, gibt die Bundesregierung in einer Bekanntmachung auf justiz.de vor. Manche Behörden und Archive verlangen PDF/A ausdrücklich. Prüfen Sie im Einzelfall die Vorgaben der Stelle, bei der Sie einreichen.

Wann eine Umwandlung schadet

PDF/A-2 erlaubt keine beliebigen Anhänge. Wer ein ZUGFeRD- oder Factur-X-PDF in PDF/A-2b umwandelt, verliert deshalb das eingebettete XML – und damit genau den Teil, der die E-Rechnung ausmacht. Toolula entfernt bei der Umwandlung angehängte Dateien und listet das im Ergebnis unter „Für PDF/A entfernt“ auf. E-Rechnungen sind bereits PDF/A-3 und sollten unverändert archiviert werden.

Auch digital signierte PDFs vertragen keine Umwandlung: Jede Änderung der Datei macht die Signatur ungültig. Archivieren Sie solche Dokumente im Original. Und wandeln Sie Formulare, die Sie noch bearbeiten wollen, erst um, wenn sie fertig sind – PDF/A ist ein Endzustand.

PDF/A erzeugen und prüfen

Am besten exportieren Sie direkt aus der Ausgangsanwendung als PDF/A, denn dort stehen alle Schriften zur Verfügung. Liegt nur noch das PDF vor, hilft „PDF in PDF/A umwandeln“. Unter „Verfahren“ wählen Sie „Text behalten“: Text bleibt markier- und durchsuchbar, sofern alle Schriften eingebettet sind. Toolula ergänzt das sRGB-Farbprofil und die XMP-Metadaten und entfernt, was PDF/A verbietet – JavaScript, angehängte Dateien, XFA-Formulardaten, automatische Aktionen und Medien-Anmerkungen.

Lässt sich der Text nicht behalten, nennt das Werkzeug den Grund, etwa „Schrift nicht eingebettet“ mit dem Schriftnamen oder CMYK-Farben ohne CMYK-Profil, und bietet „Stattdessen Seiten als Bilder umwandeln“ an. Dieses Verfahren funktioniert immer, mit etwa 150 dpi, der Text ist danach aber nicht mehr markierbar. Passwortgeschützte PDFs entsperren Sie vorher mit „PDF entsperren“.

Das Ergebnis ist eine PDF/A-2b-Datei. Für einen formellen Prüfbericht empfiehlt sich der kostenlose Validator veraPDF. Bewahren Sie Original und Archivkopie gemeinsam auf, und die Umwandlung läuft vollständig im Browser, sodass Verträge und Steuerunterlagen nicht hochgeladen werden.

Häufig gestellte Fragen