Metadaten entfernen vor dem Teilen: Was PDFs und Fotos über Sie verraten

Was in einem PDF steckt

Jedes PDF kann ein Info-Verzeichnis mit Titel, Autor, Thema, Stichwörtern, der erstellenden und der erzeugenden Software sowie Erstellungs- und Änderungsdatum enthalten. Office-Programme füllen den Autor häufig automatisch mit dem Namen des Benutzerkontos – auch wenn das Dokument eine Vorlage eines Kollegen war oder in einer anderen Firma entstanden ist.

Zusätzlich gibt es oft einen XMP-Block, eingebettete XML-Metadaten, die viele Programme ungefragt schreiben und die zum Teil dieselben Angaben in ausführlicherer Form enthalten, manchmal auch eine Bearbeitungshistorie. Manche Anwendungen hinterlegen außerdem eigene private Daten. Und wurde ein PDF mehrfach gespeichert, können ältere Fassungen technisch noch in der Datei liegen.

• Titel, Autor, Thema, Stichwörter
• Erstellende und erzeugende Software
• Erstellungs- und Änderungsdatum
• XMP-Metadaten und anwendungsspezifische Daten

Was in einem Foto steckt

Digitalfotos tragen EXIF-Daten: Kameramodell, Objektiv, Belichtung, Datum und Uhrzeit auf die Sekunde und, wenn die Ortung aktiv war, GPS-Koordinaten. Ein Foto des eigenen Gartens oder Kinderzimmers verrät damit unter Umständen die Wohnadresse. Viele Smartphones speichern zudem im Format HEIC, das manche Programme und Formulare nicht öffnen.

Manche Plattformen entfernen EXIF-Daten beim Hochladen, verlassen sollten Sie sich darauf nicht. Wer ein Foto als Datei per E-Mail, über einen Cloud-Link oder als Dokument im Messenger verschickt, überträgt in der Regel die Originaldatei mit allen Metadaten.

Warum das datenschutzrechtlich zählt

Personenbezogene Daten sind nach Art. 4 Nr. 1 DSGVO alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen; Namen und Standortdaten nennt die Verordnung ausdrücklich. Ein Autorname im PDF oder GPS-Koordinaten im Foto können also personenbezogene Daten sein – Ihre eigenen oder die von Kolleginnen, Kunden und Mitarbeitenden.

Der Grundsatz der Datenminimierung nach Art. 5 Abs. 1 lit. c DSGVO verlangt, dass Daten dem Zweck angemessen und auf das notwendige Maß beschränkt sind. Wer Dokumente regelmäßig nach außen gibt, etwa als Unternehmen oder Behörde, sollte unnötige Metadaten deshalb routinemäßig entfernen. Für Privatleute ist es schlicht eine Frage der eigenen Sicherheit.

Ein typisches Beispiel aus dem Arbeitsalltag: Eine Angebots- oder Vertragsvorlage wird für viele Kunden wiederverwendet. Der sichtbare Text wird jedes Mal angepasst, im Titelfeld der Metadaten steht aber womöglich noch der Name des ersten Kunden. Der nächste Empfänger erfährt so, für wen Sie sonst arbeiten – ein Vertraulichkeitsproblem und, wenn der Kunde eine Person ist, die Weitergabe personenbezogener Daten.

PDF-Metadaten entfernen – und was danach noch bleibt

Im Werkzeug „Metadaten entfernen“ legen Sie das PDF ab. Unter „Versteckte Daten in dieser Datei“ listet Toolula zuerst auf, was es gefunden hat: Titel, Autor, Thema, Stichwörter, Software sowie Erstellungs- und Änderungsdatum; der Eintrag „Eingebettete XML-Metadaten“ zeigt einen XMP-Block an. Ein Klick auf „Metadaten entfernen“ ersetzt das gesamte Info-Verzeichnis, sodass auch benutzerdefinierte Felder verschwinden, löscht den XMP-Block und anwendungsspezifische Daten auf Dokument- und Seitenebene und speichert die Datei als eine einzige saubere Fassung. Die Kopie erhält den Namenszusatz „-clean“; Ihr Original bleibt unverändert.

Seiten, Text, Bilder und Schriften werden dabei nicht angetastet. Das bedeutet aber auch: Was sichtbar ist, bleibt. Namen in Kopfzeilen, Kommentare, Lesezeichen, Formularwerte und Anhänge sind keine Metadaten im engeren Sinn und bleiben erhalten. Auch Fotos, die in ein PDF eingefügt wurden, können ihre eigenen EXIF-Daten mitbringen. Bereinigen Sie Fotos deshalb, bevor Sie sie in ein Dokument einfügen, und schwärzen Sie sichtbare Angaben mit „Intelligentes Schwärzen“, dessen Option „Auch Metadaten & versteckte Daten entfernen“ zusätzlich JavaScript und Anhänge löscht.

Fotos bereinigen und eine Routine vor dem Versand

Für Fotos nutzen Sie „Bildformat umwandeln“. Legen Sie die Bilder ab – PNG, JPG, WebP, HEIC oder HEIF, gern auch einen ganzen Stapel –, wählen Sie unter „Ausgabe“ JPG, PNG oder WebP und lassen Sie „Bild-Metadaten entfernen“ eingeschaltet. Nach „Alle verarbeiten“ laden Sie einzelne Dateien oder „Alle als ZIP herunterladen“. GPS-Standort und Kameradaten sind dann entfernt, und HEIC-Fotos vom iPhone öffnen sich überall.

Eine kurze Routine vor dem Versand verhindert die meisten Pannen: Prüfen Sie in den Dokumenteigenschaften Ihres PDF-Programms, was dort steht. Bereinigen Sie Fotos, bevor sie in Dokumente wandern. Entfernen Sie Metadaten als letzten Schritt, nachdem alle Änderungen abgeschlossen sind, denn viele Programme schreiben beim nächsten Speichern neue Angaben. Und denken Sie daran, dass digitale Signaturen jede nachträgliche Änderung bemerken: Ein signiertes PDF bereinigen Sie nicht, sonst wird die Signatur ungültig.

Häufig gestellte Fragen