Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG: Grenzen seit 2025 und richtige Rechnungen

Was sich 2025 geändert hat

Bis Ende 2024 wurde die Umsatzsteuer bei Kleinunternehmern lediglich „nicht erhoben“. Seit 2025 sind ihre Umsätze steuerfrei. Das klingt nach Wortklauberei, hat aber Folgen: Kleinunternehmer erbringen nun steuerfreie Leistungen, und ihre Rechnungen folgen eigenen, vereinfachten Regeln nach § 34a UStDV.

Gleichzeitig stiegen die Grenzen. Die Steuerbefreiung gilt, wenn der Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr 25.000 Euro nicht überschritten hat und im laufenden Kalenderjahr 100.000 Euro nicht überschreitet. Der Gesamtumsatz wird nach vereinnahmten Entgelten berechnet, also nach dem tatsächlich eingegangenen Geld; Anzahlungen zählen im Zeitpunkt ihres Eingangs. Verkäufe von Anlagevermögen, etwa des alten Firmenwagens, bleiben außen vor.

Neu ist außerdem, dass die Regelung auch grenzüberschreitend genutzt werden kann: Unternehmer aus anderen EU-Staaten können die deutsche Befreiung beantragen, und deutsche Kleinunternehmer können über ein besonderes Meldeverfahren nach § 19a UStG die Regelungen anderer Mitgliedstaaten anwenden.

• Vorjahr: Gesamtumsatz höchstens 25.000 €
• Laufendes Jahr: Gesamtumsatz höchstens 100.000 €
• Gerechnet nach tatsächlich vereinnahmten Entgelten

Überschreiten der Grenze: ab sofort, nicht erst im Folgejahr

Die wichtigste praktische Änderung betrifft die 100.000-Euro-Grenze. Früher galt eine Prognose für das ganze Jahr. Heute endet die Steuerbefreiung genau mit dem Umsatz, durch den der Gesamtumsatz im laufenden Jahr die Grenze überschreitet. Das BMF stellt klar: Bereits dieser Umsatz unterliegt in voller Höhe der Regelbesteuerung. Ab diesem Zeitpunkt gelten auch die allgemeinen Pflichten wie Umsatzsteuer-Voranmeldungen.

Wer die 25.000 Euro im Vorjahr überschritten hat, ist im laufenden Jahr von vornherein kein Kleinunternehmer mehr, selbst wenn der Umsatz in diesem Jahr niedriger ausfällt. Für Gründer gilt eine Besonderheit: Im Jahr der Aufnahme der Tätigkeit ist nach dem BMF die Grenze von 25.000 Euro maßgebend, nicht die von 100.000 Euro, und es zählt allein der tatsächliche Umsatz des laufenden Jahres.

Behalten Sie Ihren Umsatz deshalb laufend im Blick, besonders bei großen Einzelaufträgen. Ein einziger Auftrag kann die Grenze überspringen; die Rechnung dafür muss dann bereits mit Umsatzsteuer ausgestellt werden.

Was auf eine Kleinunternehmer-Rechnung gehört

Nach § 34a UStDV genügen bei Kleinunternehmern vereinfachte Angaben: vollständiger Name und Anschrift von Ihnen und Ihrem Kunden, Ihre Steuernummer oder USt-IdNr. (bzw. die Kleinunternehmer-Identifikationsnummer im EU-Verfahren), das Ausstellungsdatum, Menge und Art der Lieferung oder Umfang und Art der Leistung, das Entgelt als Gesamtbetrag und ein Hinweis, dass die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gilt.

Für den Hinweis reicht nach dem BMF eine umgangssprachliche Formulierung wie „steuerfreier Kleinunternehmer“, solange sie die Befreiung eindeutig bezeichnet; üblich ist ein Verweis auf § 19 UStG. Eine fortlaufende Rechnungsnummer ist nach dem BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 nicht vorgeschrieben – für Ihre eigene Buchhaltung und für Rückfragen ist sie trotzdem sinnvoll, ebenso das Leistungsdatum.

Weisen Sie als Kleinunternehmer versehentlich Umsatzsteuer aus, schulden Sie den Betrag unter Umständen nach § 14c Abs. 1 UStG, bis die Rechnung berichtigt ist. Ausnahme laut BMF: Eine tatsächlich erbrachte Leistung an Endverbraucher löst diese Steuer nicht aus. Sicherer ist es, Rechnungen von vornherein ohne Steuerausweis zu schreiben.

• Name und Anschrift beider Seiten
• Steuernummer oder USt-IdNr.
• Ausstellungsdatum
• Menge und Art bzw. Umfang und Art der Leistung
• Gesamtbetrag und Hinweis auf die Steuerbefreiung nach § 19 UStG

Kleinunternehmer und E-Rechnung

Rechnungen von Kleinunternehmern dürfen nach § 34a UStDV immer als sonstige Rechnung ausgestellt werden, also auf Papier oder als PDF – auch nach dem Ende der Übergangsfristen 2028. Wer möchte, darf trotzdem E-Rechnungen schicken, etwa weil ein großer Kunde sie verlangt.

Empfangen müssen Kleinunternehmer E-Rechnungen dagegen seit dem 1. Januar 2025 wie alle anderen inländischen Unternehmer. Ein E-Mail-Postfach genügt; wichtig ist, dass Sie die XML-Datei öffnen und unverändert aufbewahren können.

Verzicht, Vorsteuer und eine Rechnung in wenigen Minuten

Kleinunternehmer dürfen keine Vorsteuer aus Einkäufen abziehen, die sie für ihre steuerfreien Umsätze verwenden. Wer viel investiert oder überwiegend an vorsteuerabzugsberechtigte Unternehmen verkauft, fährt mit der Regelbesteuerung oft besser. Der Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung wird gegenüber dem Finanzamt erklärt, bis Ende Februar des zweiten Folgejahres, und bindet Sie mindestens fünf Kalenderjahre. Rechnen Sie das vorher mit Ihrer Steuerberatung durch.

Im Rechnungsgenerator von Toolula wählen Sie den Dokumenttyp „Rechnung“, tragen unter „Meine Daten (Von)“ Ihren Namen, Ihre Anschrift und Ihre Steuernummer ein und unter „Kundendaten (Rechnung an)“ den Kunden. Der Schalter „Kleinunternehmer — § 19 UStG“ entfernt die Umsatzsteuer aus allen Positionen und ergänzt den Satz „Gemäß § 19 UStG (Kleinunternehmerregelung) wird keine Umsatzsteuer berechnet.“

Eine Prüfliste zeigt „Pflichtangaben vollständig“ oder nennt unter „Es fehlt“, was noch offen ist, etwa „Steuernummer oder USt-IdNr.“. Das Leistungsdatum oder den Leistungszeitraum tragen Sie in die Positionsbeschreibung oder unter „Hinweise / Zahlungsbedingungen“ ein. Mit „Meine Daten in diesem Browser merken“ bleibt Ihr Absenderblock gespeichert, und „PDF herunterladen“ erzeugt die fertige Rechnung – alles lokal im Browser.

Häufig gestellte Fragen