E-Rechnungspflicht 2025 bis 2028: Was wann für Selbstständige und KMU gilt

Was als E-Rechnung zählt – und was nicht

Eine E-Rechnung ist nach § 14 Abs. 1 UStG eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Das Format muss der europäischen Norm EN 16931 entsprechen oder zwischen den Beteiligten vereinbart sein, sofern sich die Pflichtangaben daraus korrekt extrahieren lassen. Alles andere – Papier ebenso wie ein PDF, ein Word-Dokument oder ein Foto – ist eine „sonstige Rechnung“.

Ein normales PDF per E-Mail ist also keine E-Rechnung. Das BMF nennt als zulässige Formate ausdrücklich den Standard XRechnung und das hybride ZUGFeRD-Format ab Version 2.0.1, ausgenommen die Profile MINIMUM und BASIC-WL. Andere europäische Formate nach EN 16931 sind ebenfalls möglich; welches Format Sie verwenden, ist eine zivilrechtliche Frage zwischen Ihnen und Ihrem Kunden.

• XRechnung: reines XML, für Menschen nur mit einem Viewer lesbar
• ZUGFeRD / Factur-X: PDF mit eingebettetem XML, lesbar und maschinell verarbeitbar
• Normales PDF, Scan, Papier: sonstige Rechnung, keine E-Rechnung

Der Zeitplan: 2025, 2027, 2028

Seit 1. Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmer E-Rechnungen empfangen können. Für den Empfang gibt es keine Übergangsfrist, und sie gilt auch für Kleinunternehmer. Ein E-Mail-Postfach genügt; ein eigenes Postfach nur für E-Rechnungen ist nach dem BMF nicht erforderlich. Wer eine E-Rechnung nicht annimmt, hat keinen Anspruch auf eine Papier- oder PDF-Rechnung.

Für Umsätze in den Jahren 2025 und 2026 dürfen Sie noch Papierrechnungen ausstellen. Eine Rechnung in einem anderen elektronischen Format, etwa ein PDF, ist ebenfalls zulässig, braucht aber die Zustimmung des Empfängers; diese kann formlos und auch stillschweigend erfolgen.

Für Umsätze im Jahr 2027 gilt diese Erleichterung nur noch, wenn Ihr Gesamtumsatz im Vorjahr 2026 nicht mehr als 800.000 Euro betragen hat. Unabhängig vom Umsatz bleibt 2027 außerdem das EDI-Verfahren mit Zustimmung des Empfängers erlaubt. Ab dem 1. Januar 2028 endet jede Übergangsregelung: Rechnungen zwischen inländischen Unternehmern müssen dann als E-Rechnung ausgestellt werden, soweit keine Ausnahme greift.

• Ab 01.01.2025: Empfangspflicht für alle inländischen Unternehmer
• Umsätze 2025 und 2026: Papier oder PDF (mit Zustimmung) weiterhin zulässig
• Umsätze 2027: Papier oder PDF nur bei Vorjahresumsatz bis 800.000 €
• Ab 01.01.2028: Ausstellungspflicht ohne Übergangsregelung

Wer und was ausgenommen ist

Die Pflicht betrifft nur Umsätze zwischen Unternehmern, die im Inland ansässig sind. Rechnungen an Privatkunden sind nicht erfasst, ebenso wenig Leistungen an Kunden im Ausland. Ausgenommen sind außerdem steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG, etwa die Vermietung einer Wohnung oder viele Heilbehandlungen.

Drei Fälle dürfen nach der UStDV dauerhaft als sonstige Rechnung ausgestellt werden: Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto (§ 33 UStDV), Fahrausweise (§ 34 UStDV) und Rechnungen von Kleinunternehmern nach § 19 UStG (§ 34a UStDV). Kleinunternehmer müssen also keine E-Rechnungen schreiben, sie aber empfangen können. Freiwillig dürfen alle diese Rechnungen jederzeit als E-Rechnung ausgestellt werden, auch ohne Zustimmung des Empfängers.

Umgekehrt gilt die Pflicht auch dann, wenn Ihr Kunde selbst Kleinunternehmer ist oder nur steuerfreie Umsätze ausführt. Sie umfasst außerdem Gutschriften und Rechnungen im Reverse-Charge-Verfahren nach § 13b UStG, wenn beide Seiten im Inland ansässig sind.

Fehler und ihre Folgen für den Vorsteuerabzug

Das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 unterscheidet zwei Arten von Fehlern. Ein Formatfehler liegt vor, wenn die Datei nicht der zulässigen Syntax entspricht; sie gilt dann nicht als E-Rechnung, sondern als sonstige Rechnung. Ein Geschäftsregelfehler liegt vor, wenn Angaben fehlen oder sich widersprechen, etwa ein Steuerbetrag, der rechnerisch nicht zum Steuersatz passt. Betrifft ein solcher Fehler keine umsatzsteuerliche Pflichtangabe – das BMF nennt als Beispiel das fehlende Feld „BT-10 Buyer reference“ –, ist er umsatzsteuerlich unbeachtlich.

Wird trotz bestehender Pflicht eine sonstige Rechnung ausgestellt, ist sie nach Auffassung des BMF keine ordnungsmäßige Rechnung und berechtigt dem Grunde nach nicht zum Vorsteuerabzug. Der Abzug bleibt nach Abschnitt 15.2a Abs. 1a UStAE möglich, wenn die materiellen Voraussetzungen anders nachgewiesen werden – bei einer inhaltlich richtigen und vollständigen sonstigen Rechnung laut BMF in der Regel der Fall. Sauberer ist es, die Rechnung durch eine nachträgliche E-Rechnung zu berichtigen.

Eine Prüfung mit einer geeigneten Validierungsanwendung empfiehlt das BMF ausdrücklich, und es rät, den Validierungsbericht aufzubewahren. Eine Validierung ersetzt aber nicht die inhaltliche Kontrolle: Ein falscher Steuersatz kann formal fehlerfrei sein.

Aufbewahrung und ein Fahrplan für die Umstellung

Rechnungen sind nach § 14b UStG acht Jahre aufzubewahren. Bei einer E-Rechnung muss zumindest der strukturierte Teil unversehrt in seiner ursprünglichen Form vorliegen – das XML ist das Original, ein ausgedrucktes PDF nur eine Ansicht. Andere Vorschriften wie die GoBD bleiben daneben bestehen.

Für die Umstellung bietet sich eine einfache Reihenfolge an. Prüfen Sie zuerst, ob Sie eingehende XRechnungen lesen können; der E-Rechnung Viewer von Toolula zeigt XML- und ZUGFeRD-Dateien als lesbare Rechnung. Klären Sie dann anhand Ihres Umsatzes 2026, ob Sie ab 2027 oder ab 2028 E-Rechnungen ausstellen müssen, und fragen Sie Ihre Stammkunden, welches Format sie verarbeiten.

Im E-Rechnung Studio erfassen Sie Verkäufer, Käufer und Positionen; für öffentliche Auftraggeber gibt es das Feld „Leitweg-ID (BT-10)“, für Kleinunternehmer die Option „Kleinunternehmer — § 19 UStG“. Fehlende Pflichtfelder werden aufgelistet, bis „XRechnung 3.0 / ZUGFeRD validiert“ erscheint. Mit „XML exportieren“ erhalten Sie eine XRechnung, mit „Hybrid-PDF“ ein ZUGFeRD-/Factur-X-PDF im Profil EN 16931. Die Prüfung im Studio deckt die Pflichtfelder ab; einen formellen Prüfbericht erzeugen Validatoren wie der der KoSIT, die auch die öffentliche Verwaltung einsetzt.

Häufig gestellte Fragen