Elektronische Signatur nach eIDAS: einfach, fortgeschritten, qualifiziert – was wann genügt

Die drei Stufen nach eIDAS

Eine einfache elektronische Signatur sind nach Art. 3 Nr. 10 eIDAS Daten in elektronischer Form, die anderen elektronischen Daten beigefügt oder logisch mit ihnen verbunden sind und die der Unterzeichner zum Unterzeichnen verwendet. Darunter fällt fast alles: ein getippter Name unter einer E-Mail, ein Haken in einem Formular, ein Bild der eigenen Unterschrift im PDF.

Eine fortgeschrittene elektronische Signatur muss nach Art. 26 vier Anforderungen erfüllen: Sie ist eindeutig dem Unterzeichner zugeordnet, ermöglicht seine Identifizierung, wird mit Daten erstellt, die er mit hohem Maß an Vertrauen unter seiner alleinigen Kontrolle verwenden kann, und ist so mit den Daten verbunden, dass jede nachträgliche Veränderung erkennbar ist. In der Praxis heißt das: eine kryptografische Signatur mit einem Zertifikat, das Sie als Person ausweist.

Eine qualifizierte elektronische Signatur ist eine fortgeschrittene Signatur, die mit einer qualifizierten Signaturerstellungseinheit erzeugt wurde und auf einem qualifizierten Zertifikat beruht. Solche Zertifikate stellen qualifizierte Vertrauensdiensteanbieter nach einer Identitätsprüfung aus; der Schlüssel liegt auf einer Signaturkarte oder in einem zertifizierten Fernsignaturdienst.

• Einfach: jede elektronische Unterschrift, etwa ein Bild oder getippter Name
• Fortgeschritten: kryptografisch, identifiziert den Unterzeichner, erkennt Änderungen
• Qualifiziert: zusätzlich qualifiziertes Zertifikat und zertifizierte Signaturerstellungseinheit

Was das rechtlich bedeutet

Art. 25 eIDAS stellt zwei Grundsätze auf. Erstens darf einer elektronischen Signatur die Rechtswirkung und die Zulässigkeit als Beweismittel nicht allein deshalb abgesprochen werden, weil sie elektronisch ist oder nicht qualifiziert. Zweitens hat nur die qualifizierte elektronische Signatur die gleiche Rechtswirkung wie eine handschriftliche Unterschrift.

In Deutschland sind die meisten Verträge formfrei. Ein Werkvertrag, eine Auftragsbestätigung oder eine Freelancer-Vereinbarung kommt auch per E-Mail oder mit einer eingefügten Unterschrift wirksam zustande. Die Frage ist dann nicht die Wirksamkeit, sondern der Beweis: Bestreitet die Gegenseite, unterschrieben zu haben, würdigt das Gericht einfache und fortgeschrittene Signaturen frei. Für eine qualifizierte Signatur spricht nach § 371a ZPO der Anschein der Echtheit, den nur ernstliche Zweifel erschüttern können.

Schriftform, elektronische Form, Textform

Schreibt ein Gesetz die Schriftform vor, muss die Urkunde eigenhändig unterschrieben sein (§ 126 BGB). Sie kann durch die elektronische Form ersetzt werden, sofern das Gesetz nichts anderes bestimmt. Die elektronische Form verlangt nach § 126a BGB den Namen des Ausstellers und eine qualifizierte elektronische Signatur; bei Verträgen signieren beide Seiten ein gleichlautendes Dokument. Eine eingescannte oder als Bild eingefügte Unterschrift genügt der Schriftform nicht.

Für manche Erklärungen ist die elektronische Form ausdrücklich ausgeschlossen. Die Kündigung eines Arbeitsverhältnisses und der Aufhebungsvertrag brauchen nach § 623 BGB die Schriftform auf Papier, ebenso die Bürgschaftserklärung nach § 766 BGB. Hier hilft auch eine qualifizierte Signatur nicht.

Die Textform nach § 126b BGB ist dagegen sehr niedrigschwellig: eine lesbare Erklärung auf einem dauerhaften Datenträger, in der die Person des Erklärenden genannt ist. Eine E-Mail oder ein PDF erfüllt sie, eine Unterschrift ist nicht nötig.

Welche Signatur Toolula erzeugt

„PDF signieren“ erzeugt eine einfache elektronische Signatur. Sie zeichnen Ihre Unterschrift mit Maus, Trackpad oder Finger und klicken auf „Zeichnung verwenden“, oder Sie wählen „PNG hochladen“. Dann tippen Sie auf die Seite, ziehen die Unterschrift an ihren Platz und klicken auf „Signieren & herunterladen“; die Unterschrift wird flach in die Seite eingefügt. Enthält das PDF E-Rechnungsdaten nach ZUGFeRD, bleiben das eingebettete XML und das PDF/A-Format erhalten.

„Digitale Signatur“ erzeugt eine kryptografische PAdES-Signatur. Sie wählen eine .p12- oder .pfx-Datei, geben das Zertifikatspasswort ein und klicken auf „Zertifikat öffnen“. Der private Schlüssel bleibt als nicht exportierbarer Schlüssel im Browser-Tab. Sie können einen sichtbaren Stempel platzieren oder unsichtbar signieren, eine handschriftliche Unterschrift, einen Grund und einen Ort ergänzen. Mit „Vertrauenswürdiger Zeitstempel (RFC 3161)“ stammt die Signaturzeit von einem Zeitstempeldienst, an den nur ein 32-Byte-Fingerabdruck geht; das Signaturniveau ist dann PAdES B-T, sonst PAdES B-B. Vorhandene Signaturen bleiben gültig, weil die neue als inkrementelles Update angehängt wird.

Mit einem Zertifikat einer anerkannten Stelle, das Sie identifiziert, entspricht das Ergebnis einer fortgeschrittenen elektronischen Signatur. Eine qualifizierte Signatur ist damit nicht möglich, denn sie verlangt eine qualifizierte Signaturerstellungseinheit, und eine .p12-Datei ist keine. Ein Testzertifikat belegt nur, dass die Datei unverändert ist, nicht, wer signiert hat.

Die passende Stufe wählen

Für Angebote, Auftragsbestätigungen und die meisten Dienstleistungsverträge genügt eine einfache Signatur; achten Sie darauf, den Vorgang nachvollziehbar zu dokumentieren, etwa durch die E-Mail mit dem unterschriebenen PDF. Wenn Sie nachweisen wollen, dass ein Dokument nach dem Unterschreiben nicht verändert wurde, ist eine fortgeschrittene Signatur mit Zeitstempel die bessere Wahl.

Wo das Gesetz die Schriftform verlangt und die elektronische Form zulässt, brauchen Sie eine qualifizierte Signatur von einem Vertrauensdiensteanbieter. Die geänderte eIDAS-Verordnung verpflichtet die Mitgliedstaaten außerdem, Europäische Brieftaschen für die Digitale Identität bereitzustellen, mit denen natürliche Personen standardmäßig und kostenlos qualifiziert signieren können; die Mitgliedstaaten dürfen die kostenlose Nutzung auf nichtberufliche Zwecke beschränken. Und wo die elektronische Form ausgeschlossen ist, bleibt nur Papier und Kugelschreiber.

Häufig gestellte Fragen