XRechnung in PDF umwandeln
Legen Sie die XRechnung ab und klicken Sie auf „PDF erstellen“: Sie erhalten ein lesbares PDF/A-3 zum Drucken, Weiterleiten oder Ablegen. Die Original-XML wird als Anhang in das PDF eingebettet, damit die strukturierten Daten bei der Kopie bleiben.
PDF-Kopie und Aufbewahrung
Stand: November 2026
- Das PDF ist eine Lesekopie, keine neue E-Rechnung: Rechtlich bleibt die empfangene XML-Datei das Original.
- Bewahren Sie die XML-Datei unverändert auf; für Rechnungen gilt seit 2025 in der Regel eine Frist von acht Jahren.
- Weil das Toolula-PDF die Original-XML einbettet, bleibt sie bei der Kopie – sie ersetzt aber nicht die GoBD-konforme Ablage des Originals.
Über dieses Tool
Eine lesbare Kopie, das Original bleibt erhalten
Für die Freigabe, die Ablage beim Steuerberater oder einfach zum Lesen ist ein PDF praktischer als XML. Toolula erzeugt es aus den Rechnungsdaten, ohne die XML-Datei zu verändern.
PDF/A-3 für die Archivierung
Das PDF entspricht dem Archivstandard PDF/A-3 und enthält die Original-XML als eingebetteten Anhang mit der Beziehung „Source“.
Alle Angaben übernommen
Verkäufer, Käufer, Positionen, Steuersätze, Summen, IBAN und Zahlungsbedingungen erscheinen in einem klaren A4-Layout.
Vorher prüfen
Vor dem Umwandeln zeigt ein Hinweis, ob die XRechnung die Regeln der EN 16931 und XRechnung 3.0 erfüllt – so leiten Sie keine fehlerhafte Rechnung weiter.
Ohne Upload
Die Umwandlung läuft vollständig im Browser; die Rechnung verlässt Ihr Gerät nicht.
So geht's
- Ziehen Sie die XRechnung (.xml) in das Feld oder wählen Sie die Datei aus.
- Prüfen Sie die Rechnung in der Vorschau und den Statushinweis.
- Klicken Sie auf „PDF erstellen“ – die Datei wird sofort heruntergeladen.
- Legen Sie zusätzlich die Original-XML in Ihrer Buchhaltung ab.
Häufig gestellte Fragen
Ist das PDF danach eine gültige E-Rechnung?
Nein. Es ist eine lesbare Kopie. Die E-Rechnung bleibt die XML-Datei, die Sie empfangen haben; sie ist das Original für Buchhaltung und Finanzamt.
Warum steckt die XML-Datei im PDF?
Damit Daten und Ansicht zusammenbleiben: Wer das PDF öffnet, kann die Original-XML jederzeit aus dem Anhang holen, etwa in Adobe Acrobat über die Büroklammer.
Kann ich mehrere XRechnungen auf einmal umwandeln?
Derzeit wandelt das Tool eine Datei nach der anderen um. Jede Umwandlung dauert nur einen Moment, da nichts hochgeladen wird.
Funktioniert das auch mit ZUGFeRD-Dateien?
Ein ZUGFeRD-PDF ist bereits lesbar. Sie können es trotzdem ablegen: Toolula liest das eingebettete XML aus und erstellt daraus ein einheitlich gestaltetes PDF.