XRechnung-Validierungsfehler: häufige Meldungen und wie Sie sie beheben

So lesen Sie eine Validierungsmeldung

Jede Meldung besteht aus einer Regelkennung, einem Schweregrad und einem Text. Die Kennung verrät, aus welchem Regelwerk die Prüfung stammt — und damit, ob das Problem in der europäischen Norm, in der deutschen Ausprägung oder in der Rechenlogik liegt.

Entscheidend ist der Schweregrad. Ein Fehler (error, fatal) macht die Rechnung ungültig; sie wird abgewiesen. Eine Warnung (warning) ist ein Hinweis auf fehlende oder unplausible Angaben, verhindert die Annahme aber nicht. Beheben Sie zuerst alle Fehler und prüfen Sie danach, ob die Warnungen für Ihren Empfänger relevant sind.

• BR-… — Grundregeln der EN 16931 (Pflichtfelder)
• BR-CO-… — Rechen- und Bedingungsregeln (Summen, Abhängigkeiten)
• BR-S-…, BR-E-…, BR-AE-… — Regeln je Umsatzsteuerkategorie
• BR-DE-… — Zusatzregeln der deutschen XRechnung
• PEPPOL-EN16931-R… — aus Peppol übernommene Regeln, seit XRechnung 3.0 Pflicht

„Buyer electronic address MUST be provided“ (PEPPOL-EN16931-R010)

Diese Meldung ist seit XRechnung 3.0 die häufigste überhaupt. Sie bedeutet: Die elektronische Adresse des Käufers (BT-49) fehlt. Das Gegenstück für den Verkäufer ist PEPPOL-EN16931-R020 „Seller electronic address MUST be provided“ (BT-34). Beide Felder waren früher optional und fehlen deshalb in vielen älteren Vorlagen und Exporten.

In UBL steht die Adresse im Element cbc:EndpointID der jeweiligen Partei, in CII im Element ram:URIUniversalCommunication. Das Attribut schemeID gibt die Art der Adresse an: EM für eine E-Mail-Adresse, 0204 für eine Leitweg-ID, 9930 für eine deutsche USt-IdNr. im Peppol-Netz.

Lösung: Tragen Sie für den Käufer die Leitweg-ID (bei Behörden) oder eine E-Mail-Adresse für den Rechnungseingang ein, für sich selbst Ihre Rechnungs-E-Mail. Im Toolula E-Rechnungs-Studio füllen das Feld Leitweg-ID beziehungsweise die Käufer-E-Mail das BT-49, Ihre Verkäufer-E-Mail das BT-34; das Studio prüft beides vor dem Export.

Käuferreferenz fehlt (BR-DE-15)

XRechnung verlangt immer eine Käuferreferenz (BT-10). Bei öffentlichen Auftraggebern ist das die Leitweg-ID, die die Rechnung an die richtige Buchungsstelle routet; ohne sie wird die Rechnung abgewiesen, auch wenn alles andere stimmt.

Im B2B-Verkehr gibt es keine Leitweg-ID. Das Feld bleibt trotzdem Pflicht, wenn Sie das XRechnung-Profil verwenden: Tragen Sie die vom Kunden genannte Referenz ein, etwa Bestellnummer, Kostenstelle oder Kundennummer. Fragen Sie danach einmal je Kunde und speichern Sie die Angabe im Kundendatensatz.

Verkäuferkontakt und Anschriften (BR-DE-2 bis BR-DE-9)

XRechnung macht Angaben verpflichtend, die die Norm offenlässt. BR-DE-2 verlangt eine Kontaktgruppe des Verkäufers (BG-6), BR-DE-5, BR-DE-6 und BR-DE-7 darin Name (BT-41), Telefonnummer (BT-42) und E-Mail-Adresse (BT-43) einer Ansprechperson. Folgeregeln prüfen zusätzlich das Format: Eine Telefonnummer braucht mindestens drei Ziffern, eine E-Mail-Adresse ein @.

BR-DE-3 und BR-DE-4 verlangen Ort (BT-37) und Postleitzahl (BT-38) des Verkäufers, BR-DE-8 und BR-DE-9 dasselbe für den Käufer (BT-52, BT-53). Diese Fehler treten fast immer gemeinsam auf, wenn eine Anschrift als einzelne Textzeile statt in getrennten Feldern übergeben wurde.

Zahlungsangaben und Skonto (BR-DE-1, BR-DE-18)

BR-DE-1 verlangt Zahlungsanweisungen (BG-16): mindestens einen Code für die Zahlungsart, bei Überweisung typischerweise 58 für SEPA-Überweisung oder 30 für allgemeine Überweisung, und bei Überweisung die IBAN des Zahlungsempfängers (BT-84). Eine formal ungültige IBAN meldet der Validator als Warnung.

Skonto ist ein Sonderfall: XRechnung erwartet es in den Zahlungsbedingungen (BT-20) in einer festen Syntax, zum Beispiel #SKONTO#TAGE=14#PROZENT=2.00#, jeweils in einer eigenen Zeile und mit abschließendem Zeilenumbruch. Freitext wie „2 % Skonto bei Zahlung innerhalb von 14 Tagen“ führt zu einem Verstoß gegen BR-DE-18.

Summen gehen nicht auf (BR-CO-10, BR-CO-15, BR-CO-25)

BR-CO-10 prüft, ob die Summe der Positions-Nettobeträge dem Gesamtnettobetrag (BT-106) entspricht. BR-CO-15 prüft, ob der Bruttobetrag (BT-112) genau Netto plus Umsatzsteuer ist. Beide Regeln rechnen auf den Cent genau.

Die übliche Ursache ist Rundung: Wird die Umsatzsteuer je Position gerundet und anschließend addiert, weicht das Ergebnis oft um einen Cent von der Steuer auf die Bemessungsgrundlage ab. Rechnen Sie die Steuer je Steuersatz auf die Summe der Positionen und runden Sie einmal. Erzeugen Sie PDF und XML außerdem aus derselben Datenquelle — ein nachträglich angepasster Betrag in nur einem der beiden ist eine häufige Fehlerquelle.

BR-CO-25 verlangt bei einem positiven Zahlbetrag entweder ein Fälligkeitsdatum (BT-9) oder Zahlungsbedingungen (BT-20). Ein kurzer Satz wie „Zahlbar innerhalb von 14 Tagen“ genügt.

Steuerbefreiung, Reverse-Charge und Kleinunternehmer (BR-E-10, BR-AE-10, BR-DE-16)

Für jede Steuerkategorie ohne Umsatzsteuer verlangt die Norm einen Befreiungsgrund: BR-E-10 für steuerbefreite Umsätze (Kategorie E), BR-AE-10 für Reverse-Charge (Kategorie AE). Tragen Sie in der Steueraufschlüsselung einen Text (BT-120) oder einen Code (BT-121) ein, etwa „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“. Bei Reverse-Charge müssen außerdem die USt-IdNr. von Verkäufer und Käufer vorhanden sein.

Kleinunternehmer nach § 19 UStG nutzen die Kategorie E mit einem Befreiungshinweis. BR-DE-16 verlangt dann eine Steuernummer des Verkäufers (BT-32), wenn keine USt-IdNr. (BT-31) vorliegt. Im Toolula-Studio setzt die Option Kleinunternehmer Kategorie und Hinweis automatisch und fragt die Steuernummer ab.

Falsche Spezifikationskennung (BR-DE-21)

Die Spezifikationskennung (BT-24, in UBL cbc:CustomizationID) sagt dem Validator, welches Regelwerk gilt. Für XRechnung 3.0 lautet sie urn:cen.eu:en16931:2017#compliant#urn:xeinkauf.de:kosit:xrechnung_3.0. Eine veraltete Kennung, etwa von XRechnung 2.x, oder die reine EN-16931-Kennung führt zu BR-DE-21 — oft zusammen mit vielen Folgefehlern, weil das falsche Regelset geprüft wird.

Prüfen Sie deshalb bei einer langen Fehlerliste zuerst die Kennung. Ist sie falsch, verschwinden nach der Korrektur häufig mehrere Meldungen gleichzeitig.

Eine kurze Prüfroutine vor dem Versand

Öffnen Sie die fertige Datei vor dem Versand einmal im Toolula E-Rechnungs-Viewer. Er zeigt die Rechnung lesbar an, meldet fehlende Pflichtangaben und prüft, ob die Summen aufgehen — lokal im Browser, ohne Upload. Das fängt die meisten Tippfehler und Rechenfehler ab.

Für eine verbindliche Prüfung vor dem Versand an eine Behörde nutzen Sie zusätzlich den offiziellen KoSIT-Validator mit der aktuellen XRechnung-Konfiguration; viele Einreichungsportale führen dieselbe Prüfung beim Upload durch. Speichern Sie die Rechnungsdaten Ihrer Kunden einmal sauber — Leitweg-ID oder Referenz, Rechnungs-E-Mail, Anschrift in Einzelfeldern —, dann treten die meisten dieser Fehler gar nicht erst auf.

Häufig gestellte Fragen