Bewerbung als ein PDF: Anschreiben, Lebenslauf und Zeugnisse in richtiger Reihenfolge und Größe

Was in die Bewerbung gehört

Lesen Sie zuerst die Stellenanzeige. Verlangt sie bestimmte Unterlagen, ein bestimmtes Format oder einzelne Dateien, folgen Sie dem: Die Vorgaben der Anzeige schlagen jeden allgemeinen Rat. Sagt sie nichts, besteht eine vollständige Bewerbung in Deutschland meist aus Anschreiben, Lebenslauf und den wichtigsten Zeugnissen, in dieser Reihenfolge; ein Deckblatt ist möglich, aber kein Muss.

Ein Foto ist in Deutschland nicht vorgeschrieben; seit dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz darf es nicht verlangt werden, und viele Bewerbende verzichten bewusst darauf. Bei Zeugnissen gilt: Auswahl statt Vollständigkeit. Das höchste Schulabschlusszeugnis, das Hochschul- oder Ausbildungszeugnis und die Arbeitszeugnisse der letzten Stationen gehören hinein, Teilnahmebescheinigungen jeder Fortbildung meist nicht. Bewerben Sie sich ins Ausland, gelten oft andere Gepflogenheiten: In Großbritannien und den USA genügen meist Anschreiben und Lebenslauf, ein Foto wird dort eher abgeraten.

• Anschreiben, möglichst an eine namentlich genannte Person
• Lebenslauf, für die meisten Stellen ein bis zwei Seiten
• Abschlusszeugnis von Ausbildung oder Studium, letzte Arbeitszeugnisse
• Weitere Nachweise nur, wenn sie für diese Stelle zählen

Ein Lebenslauf, den Maschinen lesen können

Viele Unternehmen nutzen Bewerbermanagementsysteme, die den Text des Lebenslaufs auslesen und in Felder wie Name, Stationen und Kenntnisse übernehmen. Sie arbeiten mit echtem Text. Ein als Bild exportierter Lebenslauf oder einer aus einem Grafikprogramm, in dem der Text in Formen umgewandelt wurde, gibt ihnen nichts zu lesen. Auch zweispaltige Layouts mit Seitenleiste verwirren manche Programme, die dann die Spalten Zeile für Zeile vermischen.

„Lebenslauf erstellen“ von Toolula schreibt echten, markierbaren Text in eingebetteten Schriften mit normaler Lesereihenfolge und anklickbaren Links. Tragen Sie Ihre Angaben im Inhaltsbereich ein, wählen Sie in der Gestaltung eine der fünf Vorlagen und prüfen Sie in der Vorschau die Seitenzahl; „Auf eine Seite einpassen“ verkleinert Schrift und Abstände leicht, wenn ein paar Zeilen auf Seite zwei rutschen. Für strenge Systeme sind die einspaltigen Vorlagen Aurora und Classic die sicherere Wahl. „JSON exportieren“ sichert Ihre Daten zum erneuten Import für die nächste Bewerbung, denn gespeichert werden sie nur in Ihrem Browser.

Zeugnisse sauber scannen

Papierzeugnisse müssen zu PDFs werden. Eine Handykamera reicht, wenn das Foto gut ist: Legen Sie das Blatt flach auf eine dunkle, einfarbige Unterlage, fotografieren Sie bei gleichmäßigem Tageslicht ohne Blitz und halten Sie das Handy parallel zur Seite. In „Scan zu durchsuchbarem PDF“ findet das Werkzeug die Ecken des Papiers, richtet die Perspektive gerade und bietet Filter an. Ein Farbfilter lässt Siegel und Unterschriften sichtbar; ein harter Schwarzweißfilter kann eine blasse blaue Unterschrift verschlucken.

Lassen Sie die Texterkennung mit der Sprache des Dokuments laufen. Das Zeugnis bleibt ein Bild, erhält aber eine unsichtbare Textebene, sodass man nach einer Note oder einem Namen suchen kann. Der Leitfaden „Dokumente mit dem Handy scannen“ beschreibt diesen Schritt ausführlich.

Prüfen Sie, dass jede Seite aufrecht steht und vollständig ist. Ein Zeugnis mit abgeschnittenem Siegel oder eine quer liegende Seite wirkt nachlässig, und die Korrektur dauert mit „PDF drehen“ oder einem neuen Scan nur Sekunden.

Alles in die richtige Reihenfolge bringen

Öffnen Sie „PDF zusammenfügen“ und legen Sie alle Teile ab: Anschreiben, Lebenslauf und die gescannten Zeugnisse. Ziehen Sie sie in die Reihenfolge Ihrer Liste, meist Anschreiben, Lebenslauf, dann die Zeugnisse vom jüngsten zum ältesten. Beim Zusammenfügen wird jede Seite in dieser Reihenfolge kopiert, ohne neu gerendert zu werden; Text bleibt Text, und die Qualität der Scans ändert sich nicht.

Enthält eine Datei Seiten, die nicht hinein sollen, etwa die leere Rückseite eines Zeugnisses, entfernen Sie sie vorher mit „PDF-Seiten sortieren“ oder danach in der zusammengefügten Datei. Sehen Sie sich das fertige PDF einmal von vorn bis hinten im Viewer an: Reihenfolge, Ausrichtung, keine Dopplungen.

Benennen Sie die Datei so, dass sie auch im Download-Ordner der Personalabteilung noch Sinn ergibt, zum Beispiel Bewerbung_Vorname_Nachname_Stelle.pdf. Vermeiden Sie Umlaute, Sonderzeichen und sehr lange Namen; manche Portale lehnen sie ab.

Unter der Größengrenze bleiben

Portale und Mailserver von Unternehmen begrenzen die Größe von Anhängen, mal pro Datei, mal für alle Dateien zusammen. Die Grenze steht meist neben der Schaltfläche zum Hochladen. Groß werden Bewerbungen durch Scans: Eine fotografierte Seite kann mehrere Megabyte haben, eine Textseite aus dem Lebenslauf-Werkzeug nur wenige Dutzend Kilobyte.

„PDF auf Größe komprimieren“ nimmt die Grenze selbst als Eingabe. Tippen Sie das Maximum in MB ein, etwa 2 oder 5, und klicken Sie auf „Auf Zielgröße komprimieren“. Toolula versucht zuerst einen verlustfreien Neuaufbau, der oft schon reicht; nur wenn die Datei dann noch zu groß ist, sucht es die höchste Bildqualität, die unter der Grenze bleibt. Das Ergebnis sagt, ob die Datei ohne Verlust passt oder wie klein sie werden konnte. Lassen Sie die optionale Einstellung „Seiten in Bilder umwandeln“ ausgeschaltet: Sie erreicht kleine Größen, indem sie jede Seite zu einem Bild macht, sodass sich der Text von Anschreiben und Lebenslauf nicht mehr markieren und von Bewerbermanagementsystemen nicht mehr lesen lässt. Passt die Datei dann noch nicht, komprimieren Sie nur die gescannten Zeugnisse und fügen Sie alles neu zusammen.

Reicht selbst die stärkste Einstellung nicht, erwartet das Portal vermutlich einzelne Uploads. „In Teile aufteilen“ teilt das Ergebnis dann in Dateien, die jeweils unter der Grenze bleiben.

Was die Datei über Sie verrät

PDFs tragen Metadaten: Verfasser, Titel, erstellendes Programm und Datumsangaben. Ein Anschreiben aus einer alten Vorlage hat in seinen Eigenschaften vielleicht noch den Titel einer früheren Bewerbung, etwa „Bewerbung Firma X“ – sichtbar für jeden, der die Dokumenteigenschaften öffnet. „PDF-Metadaten entfernen“ leert diese Felder als letzten Schritt vor dem Versand.

Prüfen Sie auch den sichtbaren Inhalt noch einmal: der richtige Firmenname im Anschreiben, die richtige Stelle, das heutige Datum, eine Unterschrift, wo sie erwartet wird. Kopierfehler zwischen Bewerbungen gehören zu den häufigsten Gründen für eine schnelle Absage, und kein Werkzeug findet sie für Sie.

Die Bewerbung per E-Mail verschicken

Gibt es kein Portal, schicken Sie die Bewerbung an die Adresse aus der Anzeige, mit der Stelle und, falls angegeben, der Kennziffer im Betreff. Halten Sie die E-Mail selbst kurz: ein paar Sätze, auf welche Stelle Sie sich bewerben und dass die Unterlagen anhängen. Das vollständige Anschreiben gehört ins PDF, wo es sein Layout behält.

Achten Sie auch hier auf die Größe. E-Mail-Anhänge wachsen unterwegs um etwa ein Drittel, weil sie als Text kodiert werden; ein 10-MB-PDF zählt gegen die Grenze des Mailservers also mit mehr als 13 MB. Eine kompakte Bewerbung von ein bis drei Megabyte kommt fast überall sicher an. Schützen Sie das PDF nicht mit einem Passwort: Personalverantwortliche und ihre Software müssen es öffnen können, ohne bei Ihnen nachzufragen.

Häufig gestellte Fragen