Pflichtangaben auf der Rechnung: Was § 14 UStG verlangt

Die Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG

§ 14 Abs. 4 UStG zählt auf, was eine vollständige Rechnung enthalten muss. Die Liste gilt für Rechnungen zwischen Unternehmern und für jede Rechnung, zu deren Ausstellung ein Unternehmer verpflichtet ist.

• Vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers
• Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) des leistenden Unternehmers
• Das Ausstellungsdatum
• Eine einmalig vergebene Rechnungsnummer
• Menge und handelsübliche Bezeichnung der Gegenstände bzw. Art und Umfang der Leistung
• Den Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung bzw. den Leistungszeitraum
• Das nach Steuersätzen und Befreiungen aufgeschlüsselte Nettoentgelt sowie jede im Voraus vereinbarte Minderung, etwa Skonto
• Den Steuersatz und den Steuerbetrag oder einen Hinweis, warum keine Steuer berechnet wird

Die Angaben, bei denen die meisten Fehler passieren

Das Leistungsdatum ist die klassische Lücke. Es ist auch dann Pflicht, wenn es mit dem Rechnungsdatum übereinstimmt; dann genügt ein kurzer Satz wie „Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum“. Bei Leistungen über einen Zeitraum nennen Sie diesen, etwa „Leistungszeitraum: März 2026“. Im Rechnungsgenerator von Toolula schreiben Sie das in die Positionsbeschreibung oder in das Notizfeld.

Die Rechnungsnummer muss einmalig sein, damit die Rechnung zweifelsfrei zuzuordnen ist. Sie darf Buchstaben und Ziffern enthalten, und Sie dürfen mehrere Nummernkreise nutzen, zum Beispiel einen pro Jahr oder pro Geschäftsbereich, etwa 2026-0042. Eine Nummer darf nie doppelt vergeben werden. Lücken sind nicht per se verboten, unbegründete Sprünge werfen bei einer Prüfung aber Fragen auf.

Die Beschreibung muss so genau sein, dass sich die Leistung identifizieren lässt. „Beratungsleistungen“ oder „Waren laut Absprache“ ist zu vage; „Beratung zum Website-Relaunch, 12 Stunden, 9. bis 20. März 2026“ ist klar. Das Finanzamt prüft, ob die Rechnung belegt, was geliefert wurde, und der Kunde braucht sie, um zu zeigen, dass die Ausgabe betrieblich ist.

Die Anschriften müssen vollständig genug sein, um die Beteiligten zu finden. Ein Postfach wird akzeptiert, ein abgekürzter Firmenname oder eine Adresse ohne Postleitzahl ist nicht ideal. Seit Beginn der E-Rechnungspflicht erwarten viele Kunden zusätzlich ihre Bestellnummer oder interne Referenz auf der Rechnung, damit sie automatisch gebucht werden kann.

Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro

Für Rechnungen mit einem Gesamtbetrag von höchstens 250 Euro brutto erlaubt § 33 der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV) eine vereinfachte Form, die Kleinbetragsrechnung. Sie braucht nur den vollständigen Namen und die Anschrift des leistenden Unternehmers, das Ausstellungsdatum, Menge und Bezeichnung der Gegenstände bzw. Art und Umfang der Leistung sowie den Bruttobetrag mit dem Steuersatz oder einen Hinweis auf die Steuerbefreiung.

Name des Kunden, Rechnungsnummer, Steuernummer und der gesondert ausgewiesene Steuerbetrag dürfen fehlen. Deshalb gilt ein Kassenbon aus dem Laden als Rechnung für den Vorsteuerabzug. Kleinbetragsrechnungen sind außerdem von der Pflicht ausgenommen, zwischen Unternehmern E-Rechnungen auszustellen.

Besondere Hinweise auf der Rechnung

In manchen Fällen ist statt oder neben dem Steuerbetrag ein bestimmter Hinweis Pflicht. Wer die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG nutzt, berechnet keine Umsatzsteuer und muss darauf hinweisen, etwa: „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“ Der Schalter für § 19 UStG im Rechnungsgenerator entfernt die Steuer aus allen Positionen und druckt diesen Hinweis; der Leitfaden zur Kleinunternehmerregelung erklärt die Grenzen seit 2025.

Schuldet der Kunde die Steuer, etwa bei Leistungen an Unternehmer in anderen EU-Staaten, enthält die Rechnung keine deutsche Umsatzsteuer, muss aber beide USt-IdNrn. und den Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ nennen. Der Leitfaden „Grenzüberschreitende Umsatzsteuer in der EU“ behandelt diese Fälle.

Bei Bauleistungen und anderen Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück an Privatpersonen muss die Rechnung außerdem darauf hinweisen, dass der Kunde sie zwei Jahre aufbewahren muss. Stellt der Kunde statt des Leistenden die Abrechnung aus, braucht diese Gutschrift im umsatzsteuerlichen Sinn das Wort „Gutschrift“.

Privatkunden und Fristen

Gegenüber Privatkunden muss ein Unternehmer grundsätzlich keine Rechnung ausstellen, darf es aber, und die meisten tun es. Ausnahme sind Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück, etwa Reparaturen oder Renovierungen: Hier ist eine Rechnung innerhalb von sechs Monaten Pflicht, auch gegenüber Privatpersonen.

Soll gegenüber einem Verbraucher der Verzug automatisch 30 Tage nach Zugang der Rechnung eintreten, muss die Rechnung darauf hinweisen (§ 286 Abs. 3 BGB). Der Leitfaden zu Verzugszinsen und Mahnungen erklärt, wie Verzug und Zinsen funktionieren.

E-Rechnung, Aufbewahrung und Berichtigung

Zwischen Unternehmern in Deutschland reisen die Pflichtangaben zunehmend als strukturierte Daten. Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen E-Rechnungen im Format nach EN 16931 empfangen können; das Ausstellen wird stufenweise bis 2028 Pflicht. Die Pflichtangaben bleiben dieselben, in einer XRechnung oder ZUGFeRD-Datei sind sie Felder mit festen Namen. Der Leitfaden zum Zeitplan der E-Rechnungspflicht erklärt den Übergang, und das E-Rechnungs-Studio erstellt solche Dateien.

Rechnungen sind Buchungsbelege und müssen aufbewahrt werden. Seit 2025 beträgt die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen und andere Buchungsbelege acht Jahre, gerechnet ab dem Ende des Kalenderjahres. E-Rechnungen müssen in ihrer elektronischen Form aufbewahrt werden; ein Ausdruck genügt nicht.

Eine Rechnung mit fehlender oder falscher Angabe lässt sich berichtigen. Der Leistende stellt ein berichtigtes Dokument aus, das sich eindeutig auf die ursprüngliche Rechnung bezieht, etwa mit Nummer und Datum, und die fehlenden oder richtigen Angaben enthält. War der Steuerbetrag selbst falsch, ist der sicherste Weg eine Stornorechnung zur ursprünglichen und eine neue Rechnung. Ändern Sie nie einfach eine Kopie einer bereits verschickten Rechnung.

Kurzer Check vor dem Versand

Eine kurze Routine findet die meisten Lücken, bevor der Kunde sie findet. Der Rechnungsgenerator von Toolula listet die Pflichtangaben, die er prüfen kann – Ihr Name und Ihre Anschrift, Steuernummer oder USt-IdNr., Kunde, Rechnungsnummer, Datum und mindestens eine Position – und zeigt, was noch fehlt. Alles, was vom Einzelfall abhängt, wie das Leistungsdatum oder ein besonderer Hinweis, bleibt Ihre Aufgabe.

• Beide Anschriften vollständig, Ihre Steuernummer oder USt-IdNr. vorhanden
• Neue, unbenutzte Rechnungsnummer und das heutige Datum
• Genaue Beschreibung, Menge und Leistungsdatum oder -zeitraum
• Nettobeträge je Steuersatz, Steuersatz und Steuerbetrag oder der Grund, warum keiner anfällt
• Zahlungsziel, Bankverbindung und bei Bedarf ein GiroCode zum schnellen Bezahlen

Anzahlungen und Schlussrechnung

Verlangen Sie eine Zahlung, bevor die Leistung erbracht ist, etwa einen Abschlag auf ein größeres Projekt, können Sie eine Anzahlungsrechnung stellen. Sie braucht dieselben Pflichtangaben wie jede Rechnung, mit dem Unterschied, dass sie den voraussichtlichen Zeitpunkt oder Zeitraum der Leistung nennt und den vorausbezahlten Betrag samt der darauf entfallenden Umsatzsteuer ausweist.

Die Schlussrechnung muss dann den vollen Preis der gesamten Leistung zeigen und die bereits erhaltenen Anzahlungen samt der darauf berechneten Umsatzsteuer abziehen (§ 14 Abs. 5 UStG). Sonst stünde die Steuer auf die Anzahlung zweimal auf Rechnungen – einmal auf der Anzahlungs-, einmal auf der Schlussrechnung –, und Sie würden sie auch zweimal schulden. Nennen Sie jede Anzahlungsrechnung in der Schlussrechnung mit Nummer und Datum, damit die Buchhaltung des Kunden sie zuordnen kann.

Dasselbe gilt für Abschlagsrechnungen in laufenden Projekten, etwa monatliche Teilzahlungen bei einer längeren Beratung oder einem Bauvorhaben. Führen Sie eine einfache Liste, welche Abschläge mit welchem Steuerbetrag schon berechnet und bezahlt wurden; dann ist die Schlussrechnung schnell geschrieben und rechnerisch nachvollziehbar.

Häufig gestellte Fragen