Word in PDF umwandeln ohne verrutschtes Layout: Schriften, Seitenzahlen, Bilder, Tabellen

Warum sich das Layout ändern kann

Eine .docx-Datei speichert keine fertigen Seiten. Sie speichert Text, Formatvorlagen und Regeln: Dieser Absatz nutzt jene Schrift in jener Größe, dieses Bild schwebt rechts neben jenem Absatz, vor dieser Überschrift kommt ein Seitenumbruch. Jedes Programm, das die Datei öffnet, setzt die Seiten neu. Misst es eine Schrift auch nur minimal anders, bricht eine Zeile ein Wort früher um, der Absatz wird eine Zeile länger, und alles darunter rutscht nach unten.

Schriften sind die häufigste Ursache. Ein Dokument in Calibri sieht auf einem Rechner mit installierter Calibri richtig aus. Auf einem Gerät ohne diese Schrift springt eine Ersatzschrift mit anderen Buchstabenbreiten ein, und die Umbrüche verschieben sich. Toolula vermeidet das bei den Office-Standardschriften mit freien Schriften gleicher Laufweite: Carlito für Calibri, Caladea für Cambria, Tinos für Times New Roman und Cousine für Courier New. Die Wörter brechen dann an derselben Stelle um wie in Word.

Schriften außerhalb dieser Gruppe, etwa eine Hausschrift oder eine verspielte Überschriftenschrift, lassen sich nur verwenden, wenn sie auf dem umwandelnden Gerät installiert sind. Sonst wird eine ähnliche Schrift genommen, und Sie sollten sich diese Seiten genau ansehen.

Das Word-Dokument vorbereiten

Ein paar Minuten in Word ersparen später viel Prüfarbeit. Die meisten Probleme in umgewandelten Dokumenten kommen von Formatierungen von Hand statt mit Formatvorlagen: leere Absätze als Abstand, manuelle Zeilenumbrüche, um eine Überschrift auf die nächste Seite zu schieben, Tabulatoren, um Spalten auszurichten. Sobald sich ein Umbruch um ein einziges Wort verschiebt, gehen all diese Handarbeiten kaputt.

• Alle Überarbeitungen annehmen oder ablehnen und Kommentare löschen, die nicht ins PDF sollen.
• Seitenumbrüche oder die Absatzoption „Nicht vom nächsten Absatz trennen“ statt Leerzeilen verwenden.
• Bilder „Mit Text in Zeile“ setzen oder schwebende Bilder am zugehörigen Absatz verankern.
• Zahlenspalten als Tabelle anlegen, nicht mit Tabulatoren und Leerzeichen.
• Seitenzahlen als Feld einfügen (Einfügen, Seitenzahl), nie als getippte Zahl.
• Alte .doc-Dateien zuerst als .docx speichern; das Werkzeug liest nur .docx.

Kopf- und Fußzeilen, Seitenzahlen

Seitenzahlen sind in Word Felder, die das Programm beim Setzen der Seiten füllt: PAGE für die aktuelle Seite, NUMPAGES für die Gesamtzahl, SECTIONPAGES für die Seiten des aktuellen Abschnitts. Manche Konverter frieren die Zahl ein, die Word zuletzt gespeichert hat – dann steht auf jeder Seite „Seite 1 von 3“ –, oder sie lassen Felder weg, die direkt in einem Absatz stehen. Toolula füllt diese Felder erst, nachdem jede Seite geplant ist. So stimmt „Seite 4 von 12“ auf jeder Seite, auch mit römischen Ziffern und mit Nummerierungen, die in einem neuen Abschnitt neu beginnen.

Word kann außerdem auf der ersten Seite eine andere Kopfzeile zeigen, gerade und ungerade Seiten unterscheiden und pro Abschnitt eigene Kopfzeilen haben. Diese Varianten bleiben erhalten. Hat Ihr Deckblatt in Word keine Kopfzeile, hat es auch im PDF keine.

Bilder, Tabellen und lange Abschnitte

Bilder, die mit dem Text in einer Zeile stehen, wandern mit und machen selten Ärger. Schwebende Bilder, um die Text fließt, sind an einem Absatz verankert; rutscht dieser Absatz auf die nächste Seite, wandert das Bild mit. Prüfen Sie Seiten mit schwebenden Bildern daher besonders genau.

Tabellen werden mit den Spaltenbreiten und Rahmen des Dokuments gesetzt. Sehen Sie sich Tabellen an, die über einen Seitenumbruch laufen: Muss eine Zeile mit der nächsten zusammenbleiben, ist es sicherer, die ganze Tabelle in Word mit einem Seitenumbruch zu verschieben, als sich auf den automatischen Umbruch zu verlassen.

Manche Gestaltung lässt sich nicht als reiner Text mit Formen schreiben, etwa gedrehte Textfelder, bestimmte Farbverläufe oder Zeichenbereiche. Toolula schreibt eine solche Seite als Bild mit unsichtbarer Textebene darüber: Die Seite sieht richtig aus, der Text lässt sich weiterhin suchen und kopieren, wirkt beim Hineinzoomen aber weniger scharf. Alles andere bleibt echter Vektortext, scharf im Druck und markierbar.

Schritt für Schritt umwandeln

Behalten Sie die .docx. Zum Versenden und Archivieren ist ein PDF das richtige Format, größere Änderungen gelingen aber immer im Ausgangsdokument leichter. Kleine Korrekturen, etwa ein falsches Datum, das Ihnen erst nach der Umwandlung auffällt, können Sie direkt im PDF mit „PDF bearbeiten“ vornehmen; die Zeile wird dabei in einer passenden Schrift neu gesetzt.

• Öffnen Sie „Word in PDF umwandeln“ und legen Sie die .docx-Datei ab. Word ist bereits als Quelle gewählt.
• Klicken Sie auf „In PDF umwandeln“. Die Seiten werden nacheinander in Ihrem Browser gesetzt.
• Laden Sie das PDF herunter und vergleichen Sie es Seite für Seite mit dem Original.
• Stimmt etwas nicht, korrigieren Sie die .docx und wandeln Sie erneut um, statt das PDF zu flicken.

Das PDF vor dem Versand prüfen

Sehen Sie zuerst auf die Seitenzahl. Hat das PDF eine Seite mehr oder weniger, als Word anzeigt, hat sich irgendwo ein Umbruch verschoben und etwas weitergeschoben. Blättern Sie dann durch und achten Sie auf die Seitenenden: eine Überschrift allein unten, eine halbierte Tabellenzeile, ein Bild allein auf einer Seite.

Suchen Sie im PDF nach einem Wort, das darin vorkommt. Wird es gefunden, ist der Text echter Text, den Bewerbermanagementsysteme, Screenreader und Suchwerkzeuge lesen können. Prüfen Sie zum Schluss Kopf- und Fußzeilen auf der ersten, einer mittleren und der letzten Seite.

Bei Dokumenten mit mehreren Fassungen, etwa einem Vertrag nach der Verhandlung, zeigt „PDF vergleichen“ die Unterschiede zwischen dem PDF, das Sie gleich verschicken, und einer früheren PDF-Fassung, damit keine Änderung in letzter Minute übersehen wird.

Excel- und PowerPoint-Dateien

Tabellen und Präsentationen durchlaufen dieselbe Art der Umwandlung. „Excel in PDF umwandeln“ setzt jedes Blatt mit seinen Spaltenbreiten und Zellformaten; legen Sie in Excel vorher Druckbereich und Ausrichtung fest, sonst verteilt sich ein breites Blatt auf viele schmale Seiten. „PowerPoint in PDF umwandeln“ zeichnet jede Folie als Seite, gedrehte Formen, Bilder und einfache Verläufe als Vektorinhalt; Folien mit Effekten, die sich so nicht zeichnen lassen, werden wie die oben beschriebenen Word-Seiten zum Bild mit unsichtbarer Textebene.

Bei Präsentationen gilt: Notizen, Animationen und eingebettete Videos gibt es im PDF nicht. Soll das PDF als Handout dienen, prüfen Sie, ob jede Folie auch ohne die Animationsschritte verständlich ist, die ihren Inhalt nach und nach eingeblendet haben.

Barrierefreiheit und Archivierung

Muss ein PDF barrierefrei sein, braucht es Tags, die Überschriften, Listen, Tabellen und Lesereihenfolge beschreiben. Word schreibt solche Tags, wenn Sie dort als PDF speichern und in den Optionen „Dokumentstrukturtags für Barrierefreiheit“ eingeschaltet lassen. Exportieren Sie solche Dokumente aus Word selbst und prüfen Sie das Ergebnis mit „Barrierefreie PDF prüfen“; der Leitfaden zu barrierefreien PDFs erklärt die Prüfungen.

Muss das Dokument über Jahre archiviert werden, wandeln Sie das fertige PDF als letzten Schritt in PDF/A um, wie im Leitfaden „PDF/A für die Archivierung“ beschrieben.

Häufig gestellte Fragen