Barrierefreie PDFs: Was PDF/UA verlangt und wie Sie Ihre Dokumente prüfen

Wen es betrifft

Öffentliche Stellen in der EU müssen ihre Websites und die dort angebotenen Dokumente schon seit einigen Jahren barrierefrei gestalten; in Deutschland regelt das die BITV 2.0. Der European Accessibility Act (Richtlinie (EU) 2019/882) dehnt Anforderungen an Barrierefreiheit ab dem 28. Juni 2025 auf private Unternehmen aus, für bestimmte Produkte und Dienstleistungen, darunter elektronischer Geschäftsverkehr, Bankdienstleistungen, E-Books und Personenbeförderungsdienste. Deutschland hat ihn mit dem Barrierefreiheitsstärkungsgesetz (BFSG) umgesetzt. Kleinstunternehmen mit weniger als zehn Beschäftigten und höchstens 2 Millionen Euro Jahresumsatz oder Jahresbilanzsumme sind von den Anforderungen an Dienstleistungen ausgenommen.

Ob ein bestimmtes PDF unter diese Regeln fällt, hängt von der Dienstleistung ab, zu der es gehört; AGB, Produktinformationen und Kontoauszüge in einem Onlineshop oder einer Banking-App sind typische Kandidaten. Auch wo kein Gesetz es verlangt, erreicht ein barrierefreies PDF mehr Leser, funktioniert besser auf dem Handy und wird von Suchmaschinen und KI-Werkzeugen zuverlässiger richtig gelesen. Dieser Abschnitt ist keine Rechtsberatung; für eine verbindliche Einschätzung fragen Sie eine Fachstelle.

Was ein PDF barrierefrei macht

Der Kern ist die Tag-Struktur, eine unsichtbare Ebene, die sagt, was jeder Teil der Seite ist: das ist eine Überschrift zweiter Ebene, das eine Liste mit drei Punkten, das eine Tabelle, deren erste Zeile die Spaltenköpfe enthält, das eine Abbildung mit der Beschreibung „Umsatz nach Quartal, 2025“. Hilfstechnologien lesen diese Struktur, nicht das sichtbare Layout. Ein PDF ohne Tags heißt ungetaggt; für einen Screenreader ist es nur ein Strom von Text in der Reihenfolge, in der er gezeichnet wurde.

Hinzu kommen weitere Anforderungen: Die Dokumentsprache muss gesetzt sein, damit der Screenreader richtig ausspricht; der Titel sollte statt des Dateinamens im Fenster stehen; jede Abbildung braucht einen Alternativtext; schmückende Elemente müssen als Artefakt markiert sein, damit sie übersprungen werden; Formularfelder brauchen eine Beschreibung, Links einen sinnvollen Text, und Schriften müssen mit korrekter Unicode-Zuordnung eingebettet sein, damit die vorgelesenen Zeichen die angezeigten sind.

Die internationale Norm dafür ist PDF/UA (ISO 14289). Ihr erster Teil, PDF/UA-1, ist die Fassung, auf die sich die meisten Prüfprogramme und Ausschreibungen beziehen. Das Matterhorn-Protokoll der PDF Association zerlegt PDF/UA-1 in konkrete Prüfpunkte und sagt, welche davon eine Maschine entscheiden kann und welche menschliches Urteil brauchen.

Von Anfang an barrierefrei

Barrierefreiheit entsteht viel leichter im Ausgangsdokument, als sie sich einem fertigen PDF hinzufügen lässt. Nutzen Sie in Word die eingebauten Überschriften-Formatvorlagen statt fett vergrößerten Texts, echte Listen statt Bindestrichen, Tabellen mit markierter Kopfzeile und Alternativtext an jedem Bild. Lassen Sie beim Speichern als PDF in den Optionen „Dokumentstrukturtags für Barrierefreiheit“ eingeschaltet. LibreOffice, InDesign und andere Programme haben ähnliche Optionen für getaggte PDFs.

Gescannte Dokumente sind ein Sonderfall: Ein Scan ist ein Bild, und ein Bild von Text bleibt für einen Screenreader stumm. „PDF-Texterkennung (OCR)“ fügt zuerst eine Textebene hinzu. Einen Scan danach sauber zu taggen erfordert aber weiterhin ein Spezialwerkzeug; für wichtige Dokumente ist es meist besser, sie digital neu zu erstellen.

Ein PDF Schritt für Schritt prüfen

Legen Sie das PDF in „Barrierefreie PDF prüfen“ ab. Der Bericht führt jede Prüfung mit bestanden, fehlgeschlagen oder Warnung und den betroffenen Seiten auf: Tags, Dokumentsprache, Titel, PDF/UA-Kennung, Alternativtexte von Abbildungen, Tabellen- und Überschriftenstruktur, Inhalte außerhalb der Tags, eingebettete Schriften und Unicode-Zuordnung, Tab-Reihenfolge, Beschreibungen von Formularfeldern und Links, Verschlüsselungseinstellungen und gescannte Seiten.

Danach bietet das Werkzeug die Korrekturen an, die eine eindeutige Antwort haben oder die Sie selbst bestätigen: die aus dem Text erkannte Dokumentsprache, den Titel, die Tab-Reihenfolge nach der Struktur, aus den Feldnamen vorgeschlagene Tooltips für Formularfelder, Beschreibungen für Links und Alternativtexte für vorhandene Abbildungen, die Sie neben einem Ausschnitt der Abbildung schreiben. „Barrierefreiheit verbessern“ wendet sie an, und Sie laden die verbesserte Datei herunter.

• Sprache und Titel gesetzt, Titel im Fenster angezeigt
• Jede Abbildung beschrieben, Schmuckbilder als Artefakt markiert
• Überschriften in logischer Folge, ohne übersprungene Ebenen
• Tabellen mit Kopfzellen, Listen als Listen getaggt
• Formularfelder und Links mit Beschreibung
• Keine gescannten Seiten ohne Textebene

Häufige Fehler an der Quelle beheben

Die meisten gemeldeten Fehler beheben Sie am schnellsten im Programm, aus dem das Dokument stammt, mit einem neuen Export danach. Einige Beispiele aus Word, der häufigsten Quelle alltäglicher PDFs:

• Fehlender Alternativtext: Rechtsklick auf das Bild, „Alternativtext bearbeiten“ und beschreiben, was das Bild zeigt und warum es da ist. Reine Schmuckbilder als dekorativ markieren.
• Überschriften nicht erkannt: Formatvorlagen „Überschrift 1“, „Überschrift 2“ usw. nutzen statt normalen Text zu vergrößern und fett zu setzen.
• Tabellen ohne Kopfzellen: erste Zeile markieren und in den Tabelleneigenschaften „Gleiche Kopfzeile auf jeder Seite wiederholen“ einschalten.
• Falsche Sprache: unter Überprüfen, Sprache die Sprache des Textes festlegen, damit das PDF die richtige Sprachangabe erhält.
• Dateiname statt Titel: unter Datei, Informationen, Eigenschaften einen Titel eintragen. Toolulas Prüfung kann den Titel auch setzen und dafür sorgen, dass Reader ihn anzeigen.

Was eine Prüfung nicht entscheiden kann

Eine automatische Prüfung sieht, dass eine Abbildung einen Alternativtext hat, aber nicht, ob er sie gut beschreibt. Sie sieht, dass es Überschriften gibt, aber nicht, ob die Ebenen dem Inhalt entsprechen. Sie sieht, dass es eine Lesereihenfolge gibt, aber nicht, ob sie der Logik des Inhalts folgt. Das Matterhorn-Protokoll führt diese Punkte als menschliche Prüfpunkte, und ein bestandener Bericht ist kein Nachweis der Barrierefreiheit.

Für einen echten Test öffnen Sie das PDF mit einem Screenreader, etwa NVDA unter Windows oder VoiceOver auf dem Mac, hören eine Seite an, springen durch die Überschriften und lassen sich eine Tabelle vorlesen. Sie merken schnell, ob das Dokument auch gehört statt gesehen einen Sinn ergibt.

Toolula fügt einem ungetaggten PDF bewusst nie Tags hinzu. Geratene Struktur, bei der eine große fette Zeile als Überschrift gilt und zwei Spalten als links vor rechts, führt Screenreader-Nutzer stärker in die Irre als gar keine Struktur. Bei ungetaggten Dateien erklärt der Bericht, wie Sie sie mit Tags neu exportieren.

Die PDF/UA-Kennung

Ein PDF kann in seinen Metadaten erklären, dass es PDF/UA entspricht. Prüfprogramme und Hilfstechnologien vertrauen dieser Erklärung. Toolula setzt sie deshalb nur, wenn nach den Korrekturen alle anderen Prüfungen bestehen – nie als kosmetisches Etikett auf einem Dokument mit offenen Fehlern. Signierte PDFs werden nicht verändert, weil jede Änderung die Signatur brechen würde; bei verschlüsselten PDFs wird nur die Berechtigung geprüft, die Hilfstechnologien das Auslesen erlaubt.

Häufig gestellte Fragen